Endspurt in der Umstellung auf das Sepa-Verfahren: Wer Geld einziehen will, muss jetzt handeln. Das beschert auch der Sparkasse Kitzingen vor dem Jahreswechsel viel Arbeit.
Bis zum 14. Januar muss Sandra Kahl nicht warten. An diesem Tag wird in Darmstadt das Unwort des Jahres 2013 verkündet. Supergrundrecht liegt gut im Rennen. Für die Leiterin der Stadtkasse und viele ihrer Kollegen in der Verwaltung steht ihr persönliches Unwort dagegen schon fest: Es lautet "Sepa-Verfahren".
Die Buchstaben Sepa stehen für Single Euro Payments Area. Der Euro-Zahlungsverkehrsraum wird vereinheitlicht. Bankleitzahl und Kontonummer weichen BIC und IBAN. Spätestens bis zum 1. Februar muss die Umstellung abgewickelt sein - und das ist für die Stadtkasse sowohl zeit- als auch kostenintensiv, denn es sind viele Daten zu erheben und zu bearbeiten.
Viele Vereine, Versicherungen und Organisationen deuten ihre Einzugsermächtigungen um. Sie informieren die Bürger über Briefe oder auf dem Kontoauszug darüber, dass die Einzugsermächtigung auf das Sepa-Verfahren umgestellt wird.
Außer sich diese Mitteilung gut aufzuheben, haben die Bürger damit keinen Aufwand.
Die Stadt Kitzingen hat einen anderen Weg gewählt: "Die Einzugsermächtigungen werden nicht umgedeutet, sondern wir machen eine Neuanlage", sagt Kahl. Der Grund: Viele Bürger haben zwar vor einigen Jahren eine Einzugsermächtigung unterschrieben, dann aber irgendwann eine Änderung, beispielsweise der Kontonummer, telefonisch durchgegeben. Für Sepa müssen die Daten aber aktuell und unterschrieben sein, eine Umdeutung ist in solchen Fällen also nicht möglich.
Alle Bürger, die ihre Steuern, Abgaben und Gebühren abbuchen lassen, haben deshalb im Juli einen Brief bekommen, dem ein Formular beilag.
Es geht dabei um die Grund- und Gewerbesteuer, die Abwassergebühren, Hundesteuer, Musikschulgebühren, Sondernutzungen, Pachten, Mieten und Essensgelder.
"Etwa 7000 Sepa-Mandate sind rausgegangen", sagt die Leiterin der Stadtkasse. Bislang sind etwa 5000 zurückgekommen. Für die fehlenden wird die Zeit langsam knapp. Kahl bittet die Bürger deshalb eindringlich, ihre Formulare unterschrieben an die Stadt zurückzuschicken, spätestens bis zum 8. Januar. Die Daten müssen dann noch geprüft und eingegeben werden. Um den Bürgern die Arbeit zu erleichtern, hat die Stadt die Formulare bereits ausgefüllt, es fehlen nur noch Datum, Ort und Unterschrift. Falsche Konto- oder sonstige Angaben können handschriftlich ausgebessert werden.
Fehlt die Unterschrift oder das ganze Formular, kann die Stadt kein Geld abbuchen. Die Folge: Die Bürger bekommen eine Mahnung, es droht eine Mahngebühr.
"Wir hätten nie gedacht, dass Sepa so kosten- und zeitintensiv ist", sagt Sandra Kahl. Bei den ersten Informationen über die Umstellung sei beispielsweise nicht absehbar gewesen, dass zusätzliche Programme gekauft werden müssen, um die Daten im Computer verarbeiten zu können. Schnittstelle, Kontodatenoptimierung, Scan-Programm, das Versenden der Briefe: Die bisherigen Kosten der Sepa-Umstellung für Hardware, Software und Seminare belaufen sich auf rund 15.000 bis 16.000 Euro. Seit Monaten sind die viereinhalb Kräfte der Stadtkasse damit beschäftigt, die Daten zu erheben, zu prüfen und einzugeben. "Wir kommen zu nichts anderem mehr. Wir könnten locker sieben Leute beschäftigen", sagt Kahl.
Auch für die Banken bedeutet die Sepa-Umstellung viel Arbeit. Vor zwei Jahren wurde in der Sparkasse Mainfranken eine Projektgruppe gegründet, die sich mit diesem Thema befasst.
Sie tagte im Vier-Wochen-Rhythmus, kürzlich fand die 27. Sitzung statt, informiert der Leiter der Projektgruppe, Gerald Enzmann. Der "harte Kern" umfasst 15 Personen, oft waren aber viel mehr dabei. Zudem mussten natürlich auch die Mitarbeiter geschult werden.
Erster großer Teil der Arbeit war die Information der Kunden, die Lastschriften einziehen - Firmen, Kommunen, Vermieter. Das sind auch diejenigen, die weit mehr Arbeit durch die Sepa-Umstellung haben als Privatkunden. Sie wurden angeschrieben und auf die Umstellung aufmerksam gemacht. Gebühren oder Mieten einziehen kann man nämlich nur, wenn ein Mandat, also eine Genehmigung vorliegt. Viele bestehende Einzugsermächtigungen konnten umgedeutet werden. "In Deutschland gibt es geschätzte 700 Millionen Einzugsermächtigungen", sagt Cornelius Rihm, stellvertretender Abteilungsleiter Betriebsorganisation.
"Die alle neu einzuholen wäre ein exorbitanter Aufwand gewesen." Wie Kitzingen haben aber viele Kommunen die Chance genutzt, eine Neuanlage gemacht und so ihre Daten auf den neuesten Stand gebracht. "Diesen Aufwand hat man ja nur einmal", so Enzmann.
Jede Firma, jeder Verein und jeder Vermieter muss zudem eine Gläubiger-ID haben, wenn Geld eingezogen werden soll. Diese Nummer muss bei der Bundesbank beantragt werden. Wer das noch nicht getan hat, für den könnte es jetzt langsam eng werden. Zudem muss beispielsweise jedem Mieter eine Mandatsnummer zugewiesen werden.
"Wir empfehlen eine saubere Umstellung", sagt Stefan Hebig, Abteilungsleiter Kommunikation. Wird nicht korrekt vorgegangen, können Zahlungen über einen Zeitraum von 13 Monaten wieder zurückgenommen werden. Das geht zum Beispiel, wenn Einzugsermächtigung beziehungsweise Mandat nicht unterschrieben vorliegen.
Diese längere Rückgabefrist ist einer der Vorteile, die Sepa für Verbraucher bringt. Ein weiterer ist, dass er schon wenige Tage vor dem Einzug des Geldes über die anstehende Lastschrift informiert wird. Er weiß also genau, wann wie viel Geld abgebucht wird.
Ziel der Sparkasse sei es gewesen, den Privatkunden die Umstellung so leicht wie möglich zu machen, so Hebig. Daueraufträge, Sparraten und Darlehensraten wurden bereits auf das Sepa-Format umgestellt. Zudem werden beispielsweise Überweisungen bis 2016 automatisch konvertiert, wenn Bankleitzahl und Kontonummer eingetragen werden. "Die Privatkunden haben also Zeit, sich umzustellen."
