Darf der Arbeitgeber private oder geschäftliche Mails der Beschäftigten lesen?

Darf der Arbeitgeber in die E-Mail-Konten der Mitarbeiter schauen und die E-Mails lesen? Die Sache ist kompliziert, aber durch klare Ansagen lassen sich unangenehme Missverständnisse vermeiden.

Persönlichkeitsrechte versus Betriebsinteressen
Variante 1: Der betriebliche E-Mail-Account
Arbeitnehmer müssen über Möglichkeit der E-Mail-Überwachung vorab informiert sein
Variante 2: Überwachung von auch privat genutzten Dienst-Accounts
Private E-Mails darf der Arbeitgeber nicht mitlesen
Empfehlung für die Praxis

Viele Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern einen betrieblichen E-Mail-Account zur Verfügung. Das schafft Begehrlichkeiten: Darf in einem solchen Fall der Arbeitgeber in das E-Mail-Konto schauen und dort gespeicherte E-Mails lesen? Die Dramatik nimmt zu, wenn der Mitarbeiter seinen betrieblichen E-Mail-Account auch für private Zwecke nutzen darf.

Persönlichkeitsrechte versus Betriebsinteressen

Bei der Frage, ob Arbeitgeber die dienstlichen E-Mail-Accounts von Mitarbeitern kontrollieren bzw. E-Mails mitlesen dürfen, konkurrieren zwei Interessensphären: zum einen der Wunsch des Arbeitgebers, Betriebsabläufe zu kontrollieren.

Zum anderen stehen dem gegenüber die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers (beispielsweise geregelt in der Europäischen Datenschutzgrundverordnung - DSGVO- oder im nationalen Datenschutzgesetz).

Eine lückenlose und ständige Überwachung verbieten beide Gesetze. Aber aus dem Schneider ist der Arbeitnehmer damit noch nicht. Denn: Die Kontrolle von E-Mails durch den Arbeitgeber ist im engen Umfang durchaus möglich.

Variante 1: Der betriebliche E-Mail-Account

Vom Betrieb zur Verfügung gestellte E-Mail-Accounts dürfen grundsätzlich nur zu dienstlichen Zwecken genutzt werden. Bei einer ausschließlich dienstlichen Nutzung besitzt der Arbeitgeber ein begrenztes Einsichtsrecht.

Der Arbeitgeber darf E-Mails mitlesen, wenn dies erforderlich ist. Dies tritt beispielsweise dann ein, wenn ein Mitarbeiter erkrankt oder in Urlaub ist. In der Zeit seiner Abwesenheit müssen eingehende E-Mails durch einen Kollegen bearbeitet werden können. Nur so ist gesichert, dass die Geschäfte weiterlaufen.

Das hat auch das Landesarbeitsgericht (LAG) Berlin-Brandenburg bestätigt. Ist ein Arbeitnehmer länger abwesend und besteht kein Zugriff auf den dienstlichen E-Mail-Account, dann darf der Arbeitgeber sich Zugriff zum Account verschaffen (Urteil vom 16.2.2011, Az.: 4 Sa 2132/10).

Arbeitnehmer müssen über Möglichkeit der E-Mail-Überwachung vorab informiert sein

Auch zu Kontrollzwecken oder zur Leistungsbeurteilung kann der Arbeitgeber bei einem dienstlichen E-Mail-Konto stichprobenhaft einige E-Mails mitlesen. Wenn das passiert und in welchem Umfang die Überwachungsmaßnahmen im Betrieb stattfinden, ist den Beschäftigten aber vorab mitzuteilen oder in einer Betriebsvereinbarung zu regeln.

Eine systematische oder lückenlose Überwachung, oder gar die Nutzung einer sogenannten Spionage-Software ist verboten – Kontrolle nur im begründeten Einzelfall zulässig.

Grundlage für diese Vorgaben ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte. Danach braucht der Arbeitgeber immer einen legitimen Grund für Kontrollmaßnahmen. Außerdem darf kein milderes Mittel zur Verfügung stehen, um das gleiche Ziel zu erreichen (Europäischer Gerichtshof für Menschenrechte, (EGMR), Urteil vom 5.9.2017, Az.: 61496/08).

Variante 2: Überwachung von auch privat genutzten Dienst-Accounts

Bei dienstlichen E-Mail-Accounts, bei denen der Arbeitgeber zugestimmt hat, dass sie auch zu privaten Zwecken genutzt werden können, sind die Voraussetzungen für die E-Mail-Überwachung ebenfalls streng.

Der Arbeitgeber hat eigentlich keinen Zugriff auf private E-Mails des Arbeitnehmers. Aber: Auch bei privat genutzten dienstlichen E-Mail-Kontos ist der Zugriff des Arbeitgebers auf die E-Mails in einem besonderen Einzelfall zulässig (Landgericht Erfurt, Urteil vom 28.4.2021, Az.: 1 HK O 43/20).

Er darf zugreifen, wenn Anhaltspunkte für den Verdacht einer Straftat im Arbeitsverhältnis.

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Private E-Mails darf der Arbeitgeber nicht mitlesen

Egal ob es sich um ein ausschließlich zu dienstlichen Zwecken überlassenes E-Mail-Konto handelt, oder um eines, das auch zu privaten Zwecken genutzt werden darf: Private E-Mails darf der Arbeitgeber unter keinen Umständen mitlesen. Arbeitnehmer sollten deshalb private E-Mails auf ihren dienstlichen E-Mail-Accounts klar als privat markieren (eigener Ordner), sodass über den privaten Charakter kein Zweifel besteht.

Ob der Arbeitnehmer den dienstlichen E-Mail-Account auch zu privaten Zwecken nutzen darf, ist eine Entscheidung des Arbeitgebers. Das Verbot der Privatnutzung bietet datenschutzrechtlich für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer Vorteile. Inzwischen dürfte ohnehin fast jeder Arbeitnehmer ein Smartphone haben, mit dem er private E-Mails schreiben und lesen kann, sodass er nicht auf die Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts zu privaten Zwecken angewiesen ist.

In jedem Fall gilt aber: eine klare und unmissverständliche Regelung über die Verhaltenspflichten und Zugriffsrechte, gerade bei erlaubter privater Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts, ist unerlässlich.