Die Zeit der langen Listen und manuellen Aufzeichnungen in zahlreichen Aktenordnern ist nun in den Bauhöfen in der Verwaltungsgemeinschaft (VG) Theres passé. In den Gemeinden Theres, Gädheim und Wonfurt wird seit kurzem eine Bauhofsoftware verwendet, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtert. Dorothee Bär, die Staatsministerin für Digitales in Berlin, wurde durch Artikel in bundesweiten Fachzeitschriften darauf aufmerksam und stattete der Gemeinde Theres deshalb einen Besuch ab.

Der Bürgermeister Matthias Schneider dankte dem Kassenverwalter Ludwig Hahn, der als EDV-Beauftragter der Verwaltungsgemeinschaft die Einführung der Software maßgeblich unterstützte. Ab sofort können die Bauhofmitarbeiter, ausgestattet mit Diensthandy und Tablet, noch effektiver ihre Arbeit erledigen. In einem sicheren System werden die ausgeführten Arbeiten dokumentiert und die Arbeitszeiten für jedes einzelne Projekt erfasst.

Arbeitserleichterung

"Dabei geht es nicht um die Kontrolle der Mitarbeiter", erklärte Hahn, der vielmehr die Arbeitserleichterung durch die Anbindung an das gemeindliche Arbeitszeiterfassungssystem sowie an das Controlling hervorhob. So kann jederzeit eingesehen werden, wie viele Stunden und damit verbundene Kosten für die einzelnen Kostenstellen wie Schule, Friedhof, Turnhalle und andere aufgewendet werden. Kurz sind auch die Wege von direkten Aufträgen. Beispielsweise kann der Bürgermeister, wenn er eine Schadstelle entdeckt hat, zusammen mit dem Ausführungsauftrag ein Foto per App von seinem Smartphone senden. Nach der Reparatur wird die Erledigung digital von den Bauhofmitarbeitern bestätigt und dient so auch als Nachweis für Versicherungen oder andere Beteiligte.

"Ich finde das spannend, dass auch der Bauhof digital ist. So etwas erwarten die Bürger nicht unbedingt", sagte die Staatsministerin Dorothee Bär.

Landtagsabgeordneter Steffen Vogel sieht seine Heimatgemeinde Theres und die Verwaltungsgemeinschaft sogar als Vorreiter in der Digitalisierung.

Die Bauhofsoftware wurde unter dem Namen Ressourcenmanager von der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) entwickelt. Gudrun Aschenbrenner, Mitglied des Vorstands der AKDB, erklärte, dass 200 Gemeinden in Bayern mit der Bauhofsoftware erfolgreich arbeiten. Auch die Nutzungszahlen von Online-Verwaltungsdiensten steigen, wie Aschenbrenner aufzeigte.

Nie zuvor machten Bürger so stark Gebrauch von Online-Diensten auf den kommunalen Internetseiten. Insgesamt gab es von September 2019 bis August 2020 schon etwa 2,4 Millionen Vorgänge in den Bürgerservice-Portalen der AKDB; das sind über eine Million Vorgänge mehr als im Vorjahreszeitraum September 2018 bis August 2019. Allein die Nutzung der Online-Kfz-Zulassung erhöhte sich seit Beginn der Coronakrise im März um das 19-Fache.

Aktenverwaltung

Ebenso hat der Einsatz elektronischer Akten der AKDB erheblich zugenommen. Kommunale Verwaltungen, so wie beispielsweise auch die Verwaltungsgemeinschaft Theres, nutzen allein in Bayern schon über 2500 zentrale E-Akten-Lösungen. Zeitraubende Suchaktionen entfallen. Mit elektronischen Akten stehen gewünschte Informationen mit wenigen Klicks zur Verfügung - schnell, sicher und sehr umfassend.

Wichtig sei es, das Personal und die Bürger von den Vorteilen durch praktische Anwendung und eigene Erfahrungen zu überzeugen, betonte Bürgermeister Matthias Schneider. Natürlich ist der Bürger auch weiterhin persönlich in der Verwaltungsgemeinschaft willkommen. Manche Angelegenheiten können aber noch einfacher und bequemer von zu Hause aus, zum Beispiel über das Bürgerserviceportal abgewickelt werden - nicht nur in Coronazeiten.