Bei der Bezahlung kommt der vergütungsrechtliche Arbeitszeitbegriff ins Spiel. Entscheidend ist dabei, welche Zeiten vergütet werden müssen. Das kann je nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung unterschiedlich geregelt sein. Eine Tätigkeit kann deshalb arbeitszeitrechtlich als Arbeitszeit gelten, ohne automatisch bezahlt werden zu müssen. Ein typisches Beispiel ist das Umziehen vor Schichtbeginn.

Für die Mitbestimmung gilt wiederum der betriebsverfassungsrechtliche Arbeitszeitbegriff. Er legt vor allem fest, in welchen Fragen der Betriebsrat mitreden darf, etwa bei Schichtplänen, Pausenregelungen oder dem Arbeitsbeginn. Dabei können auch Zeiten relevant sein, die weder vergütungspflichtig sind noch nach dem Arbeitszeitgesetz als Arbeitszeit gelten. Schon die Frage, ob Beschäftigte einige Minuten früher zum Umziehen oder Einstempeln erscheinen müssen, kann darunterfallen.

EuGH: Rückfahrten bei Dienstreisen können Arbeitszeit sein

Mit einem aktuellen Urteil hat der EuGH erneut klargestellt, wie weit der arbeitszeitrechtliche Begriff der Arbeitszeit reicht. Im Mittelpunkt stand ein Fall aus Spanien: Beschäftigte eines Umweltunternehmens fuhren täglich von einem festen Sammelpunkt mit einem Dienstfahrzeug zu wechselnden Einsatzorten. Während die Hinfahrt bislang als Arbeitszeit galt, wurde die Rückfahrt nicht berücksichtigt.

Die Luxemburger Richter kamen zu einem anderen Ergebnis. Auch die Rückfahrt müsse als Arbeitszeit gewertet werden, weil die Beschäftigten währenddessen nicht frei über ihre Zeit verfügen könnten. Der Arbeitgeber habe wesentliche Vorgaben gemacht, etwa zum Fahrzeug, zum Abfahrtsort und zum Zeitpunkt. Dadurch seien die Arbeitnehmer dem Arbeitgeber faktisch unterstellt gewesen und hätten nicht frei ihren eigenen Interessen nachgehen können.

Damit knüpft der EuGH an seine bisherige Rechtsprechung an. Nach europäischem Recht gibt es nur zwei Zustände: Arbeitszeit oder Ruhezeit. Eine Zwischenkategorie kennt die Arbeitszeitrichtlinie nicht. Ausschlaggebend sei deshalb nicht, wie anstrengend eine Tätigkeit ist, sondern wie stark Beschäftigte währenddessen in ihrer freien Verfügung eingeschränkt werden.

Belastungstheorie im deutschen Arbeitsrecht gerät unter Druck

Lange vertrat das Bundesarbeitsgericht in Deutschland eine andere Sichtweise. Maßgeblich war die sogenannte Belastungstheorie. Danach hing die Einordnung als Arbeitszeit stark davon ab, wie belastend eine Tätigkeit tatsächlich war: Wer selbst fuhr oder aufmerksam mitarbeiten musste, arbeitete demnach. Wer dagegen entspannt im Zug saß und Zeitung las, eher nicht.

Nach Einschätzung von Arbeitsrechtlern gerät diese Sichtweise nun zunehmend unter Druck. Der Düsseldorfer Fachanwalt für Arbeitsrecht Ulrich Sittard hält laut Spiegel die bisherige deutsche Linie nach der neuen EuGH-Entscheidung kaum noch für haltbar. Die europäische Rechtsprechung stelle stärker auf die tatsächliche Einschränkung der Freizeitgestaltung ab und weniger auf körperliche oder geistige Belastung.

Damit entstehen zugleich neue Unsicherheiten. Wie stark jemand eine Reise als Einschränkung erlebt, ist individuell verschieden. Manche Beschäftigte empfinden eine längere Zugfahrt als angenehme Ruhephase. Andere sehen darin eine erhebliche Belastung, weil private Aktivitäten ausfallen oder familiäre Verpflichtungen verschoben werden müssen.

Diese Faktoren entscheiden über Arbeitszeit bei Dienstreisen

Um die Reisezeit einzuordnen, bilden Gerichte und Unternehmen in der Praxis unterschiedliche Fallgruppen. Relativ eindeutig ist die Lage, wenn Beschäftigte während der Reise tatsächlich arbeiten, zum Beispiel Unterlagen vorbereiten oder dienstliche Telefonate führen. Dann handelt es sich unstrittig um Arbeitszeit.

Auch bei Erreichbarkeitspflicht und verbindlichen Vorgaben des Arbeitgebers spricht vieles für Arbeitszeit. Lässt sich die Reisezeit dagegen frei gestalten, wird die rechtliche Bewertung schwieriger:

• Tatsächliche Arbeit während der Fahrt: Wer Unterlagen bearbeitet oder dienstlich telefoniert, leistet Arbeitszeit.
• Erreichbarkeit und Vorgaben: Wer erreichbar sein und sich den Vorgaben des Arbeitgebers unterordnen muss, bewegt sich klar im Bereich der Arbeitszeit. Selbst wenn während einer mehrstündigen Zugfahrt nur ein einziger dienstlicher Anruf eingeht, spricht vieles dafür, dass die gesamte Reisezeit zählt.
• Frei gestaltbare Reisezeit: Wenn Beschäftigte keine Arbeitsmittel nutzen, nicht erreichbar sein müssen und ihre Zeit frei einteilen können, ist die Einordnung schwieriger.

Gerade im zuletzt genannten Fall beginnt die juristische Grauzone. Der EuGH verlangt eine Gesamtbetrachtung der Umstände des Einzelfalls. Einheitliche und leicht anwendbare Kriterien fehlen bislang.

Internationale Dienstreisen: Auswirkungen auf Höchstarbeits- und Ruhezeiten

Besonders relevant ist die Frage bei internationalen Dienstreisen. Das Arbeitszeitgesetz enthält strenge Vorgaben zu Höchstarbeits- und Ruhezeiten. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen grundsätzlich elf Stunden Ruhe liegen. Zugleich darf die durchschnittliche Wochenarbeitszeit 48 Stunden nicht überschreiten.

Bei Langstreckenflügen können diese Grenzen schnell erreicht werden. Ein Flug von Frankfurt nach Shanghai dauert rund elf Stunden. Würde diese Zeit vollständig als Arbeitszeit gewertet, wäre die zulässige Tagesarbeitszeit praktisch ausgeschöpft. Nach der Ankunft käme außerdem die vorgeschriebene Ruhezeit hinzu.

Für Unternehmen mit international tätigen Beschäftigten kann das erhebliche organisatorische Folgen haben. Dienstreisen müssten anders geplant, Termine verschoben oder zusätzliche Ruhetage eingeplant werden. Besonders betroffen wären Branchen mit vielen Außendienst- oder Projektmitarbeitenden.

Arbeitszeit bedeutet nicht automatisch Vergütung

Für die Bezahlung ist die Unterscheidung zwischen Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsschutzes und vergütungspflichtiger Arbeitszeit entscheidend. Der EuGH entscheidet ausschließlich über den arbeitszeitrechtlichen Schutz. Ob Reisezeiten bezahlt werden müssen, richtet sich dagegen weiterhin nach deutschem Arbeitsrecht, Tarifverträgen oder individuellen Vereinbarungen.

Dadurch kann es sogar zu gegensätzlichen Ergebnissen kommen. Reisezeiten können vergütungspflichtig sein, obwohl sie arbeitszeitrechtlich nicht als Arbeitszeit gelten. Umgekehrt kann arbeitszeitrechtliche Arbeitszeit unter bestimmten Voraussetzungen geringer vergütet werden als reguläre Arbeitsstunden.

Völlig frei sind Arbeitgeber dabei jedoch nicht. Werden Reisezeiten schlechter bezahlt, darf der gesetzliche Mindestlohn insgesamt jedenfalls nicht unterschritten werden. Häufig enthalten Tarifverträgen entsprechende Regelungen. Betriebsvereinbarungen stoßen hier oft an rechtliche Grenzen, weil Fragen von Entgelt und Arbeitszeit typischerweise tariflich geregelt werden.

Arbeitszeiterfassung macht Reisezeiten sichtbarer

Zusätzliche Bedeutung erhält das Thema durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Seit Entscheidungen des EuGH und des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber Arbeitszeiten systematisch dokumentieren. In vielen Unternehmen wird diese Vorgabe bislang allerdings nur unvollständig umgesetzt.

Mit schrittweise strengeren Kontrollen durch Behörden könnten Verstöße gegen Arbeitszeitgrenzen künftig deutlicher sichtbar werden. Gerade bei umfangreichen Dienstreisen ist das relevant. Wiederholte Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.

Auch Betriebsräte dürften verstärkt darauf achten, wie Reisezeiten erfasst und bewertet werden. Für viele Beschäftigte geht es längst nicht nur um Vergütung, sondern vor allem um die Frage, wie stark Dienstreisen ihre tatsächliche Freizeit und Erholung einschränken dürfen.

Ein ergänzender Überblick erklärt, wie sich Reisezeiten unterwegs erfassen lassen, und stellt vier Tools zur Arbeitszeiterfassung auf Dienstreisen vor.

Dienstreisezeiten dokumentieren: Diese Angaben helfen

Wer die eigene Reisezeit nachvollziehbar festhalten möchte, sollte Beginn und Ende der Fahrt, den Einsatzort und das genutzte Verkehrsmittel notieren. Ebenso hilfreich sind Angaben dazu, ob während der Reise gearbeitet wurde, eine Erreichbarkeitspflicht bestand oder der Arbeitgeber bestimmte Vorgaben gemacht hat. Pausen sollten getrennt erfasst werden.

Ein Abgleich mit der betrieblichen Zeiterfassung kann Unstimmigkeiten sichtbar machen. Reisepläne, dienstliche Nachrichten oder Belege können ergänzend dabei helfen, den Ablauf einer Dienstreise nachzuvollziehen. Fallen Abweichungen auf, ist es sinnvoll, sie zeitnah mit dem Arbeitgeber zu klären.