Der Verein"Kommunale Archivpflege" wird Fachpersonal vorhalten, und es den Gemeinden ohne eigenen Archivpfleger flexibel zur Verfügung stellen. Dafür zahlen die Mitglieder einen Sockelbetrag von 852,55 Euro im Jahr sowie dann 119,37 Euro pro gebuchtem halbem Tag (das sind vier Arbeitsstunden). Das sind die Preise, die man aus dem Regensburger Modell übernehmen könnte.
Mit dem Sockelbetrag, so erläuter Renate Kühhorn, sollen Verwaltungskosten, Fahrtkosten und sonstige allgemeine Kosten abgedeckt, mit dem Zusatzbeitrag die Personalkosten auf die Mitglieder umgelegt werden.
Interesse am Verein bekundet haben nach Auskunft von Spies und Kühhorn die Gemeinden Breitengüßbach, Burgwindheim, Buttenheim, Hirschaid, Kemmern, Memmelsdorf, Pettstadt, Pommersfelden, Priesendorf, Scheßlitz, Schönbrunn, Stegaurach, Walsdorf, und Zapfendorf sowie die Verwaltungsgemeinschaften Lisberg und Steinfeld. Der Entwurf einer Satzung steht bereits, der Kreisausschuss hat der Vereinsgründung zugestimmt, auch dass der Landkreis Bamberg selbst Mitglied wird.
Michael Zappacosta ist Verwaltungsangestellter der Stadt Hallstadt. Als solcher ist er Diplom-Bibliothekar jedoch ausschließlich für die Registratur und das Archiv zuständig. Ein Alleinstellungsmerkmal für ihn und die Stadt.
Wer an wichtige Dokumente will, hat m it ihm zu tun. Das betrifft die Mitarbeiter der Verwaltung, die in der Hauptsache in jüngeren Unterlagen und somit in der Registratur etwas nachsehen wollen. Das Archiv hingegen wird eher von Schülern, Vereinen oder interessierten Rentnern genutzt. Nur in speziellen Fällen dürfen Bürger in der Registratur sie Betreffendes sehen.
Während Zappacostas Schreibtisch in der Kämmerei steht, befinden sich seine Schätze ganz unten im Keller. Mehrfach gesichert mit Schlössern und auch Ketten. Das älteste Dokument reicht bis 1806 zurück.
29 Wände
Daneben beherbergt das Rollregalsystem mit seinen mehrfächrigen 29 Wänden alles für Hallstadt Wichtige: Im Archiv 1800 eingearbeitete Einheiten, also Themenkomplexe. In der Registratur stehen 2500 fertig geordnete Ordner und dann noch einmal circa 2000 "im Übergang", so Zappacosta. Das heißt, hier ist zu entscheiden, ob ihr Inhalt ins Archiv wechselt, oder "kassiert", also vernichtet wird. Nachdem Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und nach dem Vieraugenprinzip.
"Im Zweifelsfall wird aber aufgehoben." Am meisten wird in Dokumenten aus dem Bauamt nachgeschaut - Bebauungspläne, Flächennutzungsplan. Aber auch aus dem Hauptamt kommen Anfragen, da geht es um Stadtratssitzungen, aber auch um Bürgermeisterreden und Ähnliches. Bürgermeister Thomas Söder ist sehr froh über diesen gut funktionierenden Service in seinem Haus. Aber auch Vereine schätzen das wohlgeordnete Archiv, wenn man etwa zu Jubiläen etwas recherchieren möchte. Immer wieder kommen auch Schüler. Jüngst hatte der Archivpfleger einen Fall, in dem es um den Eingemeindungsvertrag mit Dörfleins ging.
Infobox
Das Bayerische Archivgesetz (BayArchivG) regelt seit dem 1. Januar 1990 die Archivierung von Unterlagen in den staatlichen Archiven und in Archiven sonstiger öffentlicher Stellen in Bayern...
Es definiert die Begriffe Archivgut und archivwürdig, legt die Aufgaben der staatlichen Archive in Bayern fest, regelt den Einsatz von ehrenamtlichen Archivpflegern, verpflichtet die bayerischen Behörden, ihre Unterlagen den staatlichen Archiven anzubieten und regelt die Übernahme der Unterlagen. Es beinhaltet Regelungen zur Auftragsarchivierung sowie der Verwaltung und Sicherung des Archivgutes. ...es regelt,... wer ein staatliches Archiv unter welchen Bedingungen benutzen darf, wann die Benutzung zu untersagen ist und wie lange Archivgut gesperrt ist (Schutzfristen). (Quelle: Wikipedia).
