Messis und Makellose - die gibt es nicht nur im Privaten, sondern auch bei Gemeinden sowie die ganze Bandbreite dazwischen. Bei den Kommunen betrifft es die Handhabung wichtiger Unterlagen, Dokumente und Akten. Sie müssen sachgerecht gesichtet, sortiert und systematisiert aufgehoben werden. Das kriegen nicht alle hin. Obwohl das seit Ende 1990 sogar per Gesetz geregelt ist: Archive müssen wichtige Dokumente für die Nachwelt bewahren.

Doch das ist leichter gesagt als getan, weiß Kreisarchivpflegerin Barbara Spies. Dieses Amt bekleidet die Dörfleinserin seit 2004 ehrenamtlich gibt Kommunen Hilfestellung in Sachen Archiv. Zuvor, konkret von 1997 bis 2007, war der Bischberger Philipp Hümmer Kreisarchivpfleger. Es hat sich zwar in Sachen Archiv schon einiges getan, bilanziert Barbara Spies die letzten 14 Jahre, aber noch nicht genug und nicht flächendeckend.

Fachlich untersteht die Kreisarchivpflegerin dem Staatsarchiv (Bamberg), wo Roland Haslauer der zuständige Referent ist. Beim Besuch einer Tagung waren die Beiden auf ein innovatives Modell gestoßen, das die Handhabung beziehungsweise Entwicklung von Archiven auch im Landkreis Bamberg erleichtern könnte. Im Landkreis Regensburg gibt es einen "Verein für Kommunale Archivpflege".

Zweck dieses Vereins ist es, die kommunale Archivpflege zu fördern und weiter zu entwickeln. Dieser Ansatz wurde den Gemeinden bei einer Bürgermeisterdienstversammlung vorgestellt. Mit positiver Resonanz. Deswegen soll nun auch in Landkreis Bamberg ein solcher Verein nach Regensburger Vorbild gegründet werden, wie Renate Kühhorn, am Landratsamt Bamberg Fachbereichsleiterin für Kultur und Sport, zu dem eben auch die Betreuung der Archivpflege und damit alle fünf Jahre die Berufung eines Archivpflegers gehört.

Hallstadt ist wohl die Kommune, die am längsten eine eigene Kraft für Registratur und Archiv beschäftigt. Konkret seit 1992. Silvia Kohler arbeitet seit 1981 für die Stadtverwaltung und kann sich an die Zeiten erinnern, als dies nicht der Fall war. "Das war schon ein bisschen umständlich." Heutzutage, Kohler arbeitet seit vielen Jahren in der Kasse, i sei es dagegen ein Leichtes, Sachen nachzusehen.

Was muss überhaupt nachgesehen werden, fragen wir Hallstadter Kämmerer Markus Pflaum. Jede Menge und total unterschiedliche Bereiche. Aus seinem Zuständigkeitsbereich stellte sich bei der Rechnungsprüfung die Frage, ob eine spezielle Sache früher schon geprüft worden war. Er sei der Meinung gewesen, dass diese der Fall war. In der wohl geordneten Registratur war schnell zu sehen, dass Pflaum Recht hatte. Unterm Strich spart die Verwaltung wohl jede Menge Zeit, die man ansonsten mit Suchen verbringen müsste.

Damit jeder schnell an die notwendigen Unterlagen kommt, muss derjenige, der Registratur und Archiv betreut auch entsprechend geschult sein, macht die Kreisarchivpflegerin deutlich. Dafür gibt es drei auf einander aufbauende Kurse, deren Besuch zahlen in der Regel die Kommunen. Im Prinzip könne jeder so einen Kurs besuchen, man sollte sich historisch interessieren und möglichst die alt e deutsche Schrift lesen können.

Der Verein"Kommunale Archivpflege" wird Fachpersonal vorhalten, und es den Gemeinden ohne eigenen Archivpfleger flexibel zur Verfügung stellen. Dafür zahlen die Mitglieder einen Sockelbetrag von 852,55 Euro im Jahr sowie dann 119,37 Euro pro gebuchtem halbem Tag (das sind vier Arbeitsstunden). Das sind die Preise, die man aus dem Regensburger Modell übernehmen könnte.

Mit dem Sockelbetrag, so erläuter Renate Kühhorn, sollen Verwaltungskosten, Fahrtkosten und sonstige allgemeine Kosten abgedeckt, mit dem Zusatzbeitrag die Personalkosten auf die Mitglieder umgelegt werden.

Interesse am Verein bekundet haben nach Auskunft von Spies und Kühhorn die Gemeinden Breitengüßbach, Burgwindheim, Buttenheim, Hirschaid, Kemmern, Memmelsdorf, Pettstadt, Pommersfelden, Priesendorf, Scheßlitz, Schönbrunn, Stegaurach, Walsdorf, und Zapfendorf sowie die Verwaltungsgemeinschaften Lisberg und Steinfeld. Der Entwurf einer Satzung steht bereits, der Kreisausschuss hat der Vereinsgründung zugestimmt, auch dass der Landkreis Bamberg selbst Mitglied wird.

Michael Zappacosta ist Verwaltungsangestellter der Stadt Hallstadt. Als solcher ist er Diplom-Bibliothekar jedoch ausschließlich für die Registratur und das Archiv zuständig. Ein Alleinstellungsmerkmal für ihn und die Stadt.

Wer an wichtige Dokumente will, hat m it ihm zu tun. Das betrifft die Mitarbeiter der Verwaltung, die in der Hauptsache in jüngeren Unterlagen und somit in der Registratur etwas nachsehen wollen. Das Archiv hingegen wird eher von Schülern, Vereinen oder interessierten Rentnern genutzt. Nur in speziellen Fällen dürfen Bürger in der Registratur sie Betreffendes sehen.

Während Zappacostas Schreibtisch in der Kämmerei steht, befinden sich seine Schätze ganz unten im Keller. Mehrfach gesichert mit Schlössern und auch Ketten. Das älteste Dokument reicht bis 1806 zurück.

29 Wände

Daneben beherbergt das Rollregalsystem mit seinen mehrfächrigen 29 Wänden alles für Hallstadt Wichtige: Im Archiv 1800 eingearbeitete Einheiten, also Themenkomplexe. In der Registratur stehen 2500 fertig geordnete Ordner und dann noch einmal circa 2000 "im Übergang", so Zappacosta. Das heißt, hier ist zu entscheiden, ob ihr Inhalt ins Archiv wechselt, oder "kassiert", also vernichtet wird. Nachdem Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und nach dem Vieraugenprinzip.

"Im Zweifelsfall wird aber aufgehoben." Am meisten wird in Dokumenten aus dem Bauamt nachgeschaut - Bebauungspläne, Flächennutzungsplan. Aber auch aus dem Hauptamt kommen Anfragen, da geht es um Stadtratssitzungen, aber auch um Bürgermeisterreden und Ähnliches. Bürgermeister Thomas Söder ist sehr froh über diesen gut funktionierenden Service in seinem Haus. Aber auch Vereine schätzen das wohlgeordnete Archiv, wenn man etwa zu Jubiläen etwas recherchieren möchte. Immer wieder kommen auch Schüler. Jüngst hatte der Archivpfleger einen Fall, in dem es um den Eingemeindungsvertrag mit Dörfleins ging.

Infobox

Das Bayerische Archivgesetz (BayArchivG) regelt seit dem 1. Januar 1990 die Archivierung von Unterlagen in den staatlichen Archiven und in Archiven sonstiger öffentlicher Stellen in Bayern...

Es definiert die Begriffe Archivgut und archivwürdig, legt die Aufgaben der staatlichen Archive in Bayern fest, regelt den Einsatz von ehrenamtlichen Archivpflegern, verpflichtet die bayerischen Behörden, ihre Unterlagen den staatlichen Archiven anzubieten und regelt die Übernahme der Unterlagen. Es beinhaltet Regelungen zur Auftragsarchivierung sowie der Verwaltung und Sicherung des Archivgutes. ...es regelt,... wer ein staatliches Archiv unter welchen Bedingungen benutzen darf, wann die Benutzung zu untersagen ist und wie lange Archivgut gesperrt ist (Schutzfristen). (Quelle: Wikipedia).