Der Kitzinger Stadtrat ist in der Zukunft angekommen. Seit der Sommerpause lässt sich die große Mehrheit per Tablet digital zu den Sitzungen laden.
Der Kitzinger Stadtrat ist in der Zukunft angekommen. Seit der Sommerpause heißt es für 26 der 32 Stadträte und Ortssprecher: Wischen statt blättern. Die große Mehrheit lässt sich über das Tablet digital zu den Sitzungen laden, liest und bearbeitet die Unterlagen auf dem Bildschirm.
Eine erste Bilanz
Herbert Müller ist im Rathaus für den Sitzungsdienst und damit für die Einladungen und Unterlagen zuständig. Er zieht zufrieden eine erste Bilanz. „Die Umstellung ist eine erhebliche Arbeitserleichterung und es werden Kosten gespart.“ Für ihn liegen die Vorteile des elektronischen Sitzungsmanagements auf der Hand: Weniger Papier, weniger Kopien sowie weniger Aufwand beim Sortieren und Zustellen der Unterlagen an die Stadträte. Auch die Reaktionen aus dem Stadtrat sind positiv: „Super, das ist die Zukunft“ war eine der Antworten.
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26 von 32 sind dabei
26 von 32 Stadträten oder Ortssprechern sind dabei. Die CSU und die Ödp sind die Fraktionen, die komplett auf das Tablet setzen. Uwe Hartmann von der Bayernpartei auch. Bei den anderen Fraktionen sei jeweils ein Papierfan dabei, so Müller.
Der Arbeitsaufwand für die Verwaltung halte sich nach der Einführung der Tablets in Grenzen. Hie und da noch Hilfestellungen und eine genaue Kontrolle im Sitzungsprogramm, ob tatsächlich alle Unterlagen samt Anlagen eingestellt sind. „Ansonsten habe sich an der Arbeit wenig geändert“, sagt Müller. Steht eine Sitzung an, bekommen die Räte – um die rechtssichere Landung zu gewährleisten – eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Unterlagen online zur Verfügung stehen.
Erste Schritte 2010
Es sind ein paar Jahre vergangen, bis die Stadträte wischen dürfen oder können. 2010 wurde das Sitzungsprogramm Session eingeführt und der Grundstein für die digitale Ladung gelegt. Session ist der elektronischer Sitzungsassistent. Der begleitet die Verwaltung von der Einladung über die Erstellung der Sitzungsvorlage bis hin zum Abfassen des Protokolls.
Ab 2010 war es den Stadträten möglich, im geschützten Bereich zusätzlich zu den Papierunterlagen auf die Sitzungsdokumente zuzugreifen. Bei der Änderung der Geschäftsordnung im November 2014 wurde die Wahlmöglichkeit zwischen der Ladung auf Papier und der elektronischen Ladung aufgenommen.
Zeit der Umsetzung
Danach kam immer wieder der Wunsch nach der Umsetzung der digitalen Ladung. Die Verwaltung machte sich dran, arbeitete vor allem mit der Gemeinde Helmstadt zusammen, die als Vorreiter im dem Bereich gilt. Im Juni 2015 wurde der Stadtrat informiert. Zwei Testgeräte, Apple Ipad und Lenovo, wurden angeschafft. Alle Fraktionen und Gruppen bekamen die Möglichkeit, die Geräte zu testen.
