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Nebenkostenabrechnung: Typische Fehler und was du als Mieter dagegen tun kannst

Mieter sollten die Nebenkostenabrechnung genau prüfen - welche Fehler sie beinhalten kann und was du dagegen tun kannst, erfährst du in diesem Artikel.
 
Die Heizkosten zählen zu den Nebenkosten. Sie sind aber nicht die einzigen Kosten, die der Vermieter auf den Mieter umlegen darf.
Die Heizkosten zählen zu den Nebenkosten. Sie sind aber nicht die einzigen Kosten, die der Vermieter auf den Mieter umlegen darf. Foto: CC0 / Pixabay / USA-Reiseblogger
  • Nebenkostenabrechnung: Sind Nebenkosten und Betriebskosten das Gleiche?
  • Was muss die Abrechnung enthalten?
  • Welche Fristen müssen eingehalten werden?
  • Was kann ich gegen eine falsche Nebenkostenabrechnung tun?
  • Die fünf häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Viele Mieter kontrollieren ihre Nebenkostenabrechnung nicht: Das ist das Ergebnis einer repräsetativen Umfrage des Meinungsforschungsinstituts YouGov im Auftrag des Abrechnungdienstleisters ista. Demnach werfen nur 66 Prozent, also zwei Drittel der Befragten, einen Blick auf den jährlichen Brief des Vermieters. Dabei können sich Fehler einschleichen, die zu Lasten des Mieters gehen.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

Oft werden die Begriffe verwechselt. Zu den Nebenkosten zählen alle Ausgaben, die dem Vermieter durch den Besitz der Wohnung anfallen: Versicherungen, Hausmeister, Wartungsarbeiten, Müllabfuhr und vieles mehr. Nur einen Teil davon kann er auf den Mieter umlegen. Die Kosten, an denen sich der Mieter beteiligen muss, nennt man umlagefähige Nebenkosten oder auch Betriebskosten. Das Recht des Vermieters den Mieter zu beteiligen, ist im § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt. An welchen Kosten sich der Mieter konkret beteiligen muss, ist im Mietvertrag festgelegt.

Laut dem Mieterschutzclub "Mieterengel" zählen folgende Ausgaben zu den Betriebskosten. Andere Kosten darf der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen.

  • Kosten für die Grundsteuer
  • Kosten für eine Entwässerungsanlage
  • Lohnkosten für einen Hauswart
  • Kaltwasserkosten
  • Kosten für Wärmeversorgung
  • Kosten für die Warmwasserversorgung
  • Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  • Kosten für Strom und Wartung eines Fahrstuhls
  • Beiträge für Sach- und Haftpflichtversicherung
  • Kosten für Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
  • Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Stromkosten für die Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums
  • Kehrgebühren für Schornsteinfeger
  • Gebühren für Kabelanschluss oder Betrieb einer Antennenanlage
  • Kosten für Betrieb einer Waschküche
  • Kosten für Gartenpflege
  • Sonstige Betriebskosten (zum Beispiel die Kosten für Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchmeldern, Trinkwasseranalyse oder den Betrieb von Nebengebäuden)

Das muss die Nebenkostenabrechnung enthalten

Laut ista muss die Abrechnung folgende Angaben enthalten:

  • eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angaben und Erläuterungen des zugrunde gelegten Verteilschlüssels
  • die Berechnung des Anteils des Mieters
  • den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters (vereinbarter Abschlag)

Die Nebenkostenabrechnung muss für den Mieter verständlich als auch rechnerisch nachvollziehbar sein. Eine verständliche Abrechnung beugt Missverständnissen vor und reduziert Nachfragen. Lese-Empfehlung: Wer beim Auszug tatsächlich für Schönheitsreparaturen zuständig ist, erfährst du in unserem Artikel. 

Nebenkostenabrechnung: Diese Fristen müssen eingehalten werden

Wie das Internetportal McMakler erklärt, muss der Vermieter seinem Mieter die Betriebskostenabrechnung bis spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Beispiel: Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2020 muss der Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens am 31. Dezember 2021 erhalten. Einen Anspruch auf eine frühere Zustellung hat der Vermieter nicht.

Wurde die Betriebskostenabrechnung korrekt erstellt und hat eine Nachzahlung des Mieters zur Folge, muss dieser den ausstehenden Betrag binnen 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung zahlen. „Individuell besteht jedoch die Möglichkeit, eine Ratenzahlung der Forderung mit dem Vermieter zu vereinbaren. Dieser ist allerdings nicht dazu verpflichtet, eine Ratenzahlung zu akzeptieren“, weiß McMakler-Immobilienexperte Matthias Klauser.

Bei Versäumung der Abrechnungsfrist durch den Vermieter kann dieser keine Nachforderungen mehr stellen. Wird die Frist versäumt, hat das in der Regel eine komplette Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung zur Folge. Nur wenn der Vermieter nachweisen kann, dass die Verspätung nicht selbst verschuldet war, sind Ausnahmen zulässig. Ebenfalls lesenswert: Ob Staubsaugen an Sonn- oder Feiertagen erlaubt ist, erfährst du in unserem Artikel. 

Nebenkosten: Was tun, wenn die Betriebskostenabrechnung falsch ist?

Der Mieter hat McMakler zufolge ein Jahr Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und gegebenenfalls Einwände gegen die Abrechnung zu erheben. Dabei beginnt der Zeitraum am Ende des Monats, in dem der Mieter die Abrechnung erhalten hat.

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„Die Widerspruchsfrist hat dabei keinen Einfluss auf die Fälligkeitsfrist der Nebenkosten. Mieter können auf mögliche Fehler hinweisen und die Nachforderung zunächst mit Vorbehalt auf Rückforderung zahlen oder bei einem eindeutigen Fehler nur den berechtigten Anteil zahlen und den Widerspruch schriftlich und begründet abgeben“, erklärt Klauser.

Nach Ablauf der Ein-Jahres-Frist kann der Mieter keine Einwände mehr erheben und muss die Abrechnung unverändert hinnehmen. Tipp: Warum ein Mieter laut einem Gerichtsurteil nicht mehr im Stehen duschen darf, erfährst du in unserem Artikel.

Die 5 häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Die häufigsten Fehler rund um die Betriebskostenabrechnung hat Mieterengel zusammengefasst.

  • Verspätete Abrechnung
  • Falscher Abrechnungszeitraum
  • Abweichung vom Mietvertrag
  • Die "sonstigen Betriebskosten" sind nicht konkret aufgeführt
  • Falscher Umlageschlüssel

Sollte ein Widerspruch nicht fruchten und man die Fehler nicht akzeptieren möchte, hilft nur ein Gang zum Rechtsanwalt.

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