Bis zum 31. Juli musste ein Großteil der Deutschen die Steuererklärung für das vergangene Jahr abgeben. Also jetzt weg mit den alten Dokumenten? Lieber nicht, raten Experten.

Gehaltsabrechnungen, Belege, Verträge: Für die Erstellung der Steuererklärung kann die Aufbewahrung zahlreicher Dokumente von großer Bedeutung sein. Legt man diese jedoch Jahr für Jahr ab, ist schon bald der Zeitpunkt gekommen, an dem sich die Ordner im Arbeitszimmer stapeln. Aber ist das überhaupt nötig? Und wie lange müssen entsprechende Steuerdokumente denn nun wirklich aufbewahrt werden? inFranken.de hat nachgeforscht.

Generell lässt sich sagen: Für Selbstständige und Gewerbetreibende sind die Aufbewahrungsfristen von Steuerdokumenten gesetzlich in der Abgabenordnung (AO) im Paragraf 147 klar geregelt. Bei Privatpersonen sieht das anders aus. Allerdings gibt es auch hier Empfehlungen zur Mindestaufbewahrungsdauer. Welche anderen wichtigen Dokumente du unbedingt aufbewahren solltest, haben wir bereits in einem anderen Artikel für dich beleuchtet.

Empfehlung der Experten: So lange solltest du Steuerunterlagen aufbewahren

So empfiehlt der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. im Netz, für die Steuer wichtige Dokumente wie Zuwendungsbestätigungen, Quittungen aus der Apotheke oder Rechnungen über Büromaterial, nach Abgabe der Steuererklärung mindestens vier Jahre lang aufzubewahren. Die Verbraucherzentrale erklärt online: Die Aufbewahrungsfrist beginne immer zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder ein Vertrag geschlossen wurde. 

Ob die Dokumente digital oder analog aufbewahrt werden, hat demnach keine Auswirkungen auf die einzuhaltenden Fristen. "Sie sollten aber zum Beispiel Kontoauszüge regelmäßig herunterladen. Dadurch machen Sie sich unabhängiger, falls Sie einmal keinen Zugang auf Ihren Account haben", empfiehlt die Verbraucherzentrale. Der Versicherungsanbieter Arag rät im Netz sogar zu einer noch längeren Aufbewahrungsdauer: Demnach sollten entsprechende Unterlagen circa sechs Jahre lang abgeheftet werden.

Doch warum soll man Steuerunterlagen überhaupt so lange aufbewahren? Der Lohnsteuerhilfeverein erklärt: "Das Finanzamt kann die Belege jederzeit anfordern. Ist der Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder unter Vorbehalt versandt worden, müssen Sie Ihre Belege weiterhin archivieren. Gleiches gilt, wenn Sie Einspruch gegen den Bescheid einlegen wollen."

Sonderregelungen für Selbstständige und Gewerbetreibende

Eine Ausnahme gilt demnach für Menschen, die besonders gut verdienen. Für Personen mit Einkünften von mehr als 500.000 Euro, beziehungsweise ab 2027 sogar 750.000 Euro, liege die Frist zur Aufbewahrung bei sechs Jahren. Bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden regelt außerdem das Gesetz, wie lange sie ihre Dokumente aufbewahren müssen. Laut der Abgabenordnung gelten folgende Fristen zur Aufbewahrung für entsprechende Dokumente:

• Zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Acht Jahre für Buchungsbelege
• Sechs Jahre für die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind