Kompetent, bürgernah und freundlich - so soll der Bürgerservice des Landratsamtes Coburg sein. Dafür braucht es auch einen neuen, offenen Empfang, fand der damalige Landrat Michael Busch (SPD) im Jahr 2016. 130 Bürger kommen an einem Tag mit ihrem Anliegen hierher, sagte Landrat Sebastian Straubel (CSU). Umso mehr freute sich der frisch gebackene Landrat am Freitag, als er den umgebauten Eingangsbereich offiziell eröffnen durfte.

Seit 1988 hat sich der Eingangsbereich nicht mehr verändert. "Früher war das hier wie ein Aquarium, es gab eine Glasscheibe und dahinter saß ein Mann", schildert Pressesprecher Dieter Pillmann.

Für insgesamt rund 165000 Euro hat sich nun einiges getan: "Es ist wirklich toll, das jetzt zu sehen", sagt Busch. So in etwa habe er sich das Ganze vorgestellt: Der Eingangsbereich ist heller, größer - und wärmer. "Die Türen gehen versetzt auf und zu, damit kein Windzug mehr entsteht", erklärt er. Auch war es sehr wichtig, den Bereich barrierefrei zu gestalten. 70000 Euro hat der Umbau gekostet, der aber mit 90 Prozent aus dem Kommunalinvestitionsprogrammgefördert wurde.

Bessere Kommunikation

"Gleichzeitig haben wir die Gelegenheit genutzt, um die Telekommunikationsanlage zu tauschen", sagt Straubel. Auch das Personal wurde auf 1,5 Vollzeitstellen aufgestockt. Jetzt können, so Pillmann, zwei bis dreimal so viele Anrufe entgegen genommen werden. "Früher, wenn der Mitarbeiter jemanden am Telefon hatte und ein Besucher stand am Schalter, musste er das Gespräch am Telefon schnell abwürgen oder den Besucher warten lassen", erzählt er. Das gehört der Vergangenheit an. Nun gibt sogar ein zweites Büro, in dem die Mitarbeiter ungestört telefonieren können, während ein anderer am Schalter Zeit für die Besucher hat.

Zudem ergeben sich kleine Synergien. So sollen auch die Sachbearbeiter entlastet werden. "Wir versuchen auch bestimmte Aufgaben, wo wir nicht in die Tiefe der Sachbearbeitung gehen müssen, hier abzufangen." So soll es vermieden werden, dass Bürger in ein Büro geschickt werden, wo sie dann wieder zum Schalter verwiesen werden. "Das alles ist eine wesentliche Erleichterung für die Bürger", macht Busch deutlich.

Auch der Sicherheitsaspekt sei, so Pillmann, zu betonen: "Früher hätte man hier einfach mit einer Bombe im Koffer vorbei spazieren können, jetzt haben wir quasi eine kleine Sicherheitskontrolle."

Lange Umbauphase

Grund für den langen Umbauzeitraum seien die Vorbereitungen gewesen. "Wir können ja nicht anfangen zu bauen und dann erst überlegen, wie wir den Strom legen", sagt Busch. Anstoß seien eigene Erkenntnisse aus Befragungen von Bürgern und Mitarbeitern gewesen. Dieter Pillmann erklärt: "Im Prinzip ging es erst 2018 in die heiße Phase." Zudem musste das Personal geschult werden. Darunter der Umgang mit der neuen Telekommunikationsanlage, aber auch, wie man sich dem Bürger gegenüber verhält.

Sechs Wochen lang fand vor Eröffnung eine Testphase statt. "Wir wollten wissen: funktioniert das so?", erzählt der Pressesprecher. Bis jetzt habe es nur positive Rückmeldungen gegeben. Aber es hatte auch einen anderen Grund: "Wir haben auch gewartet, bis der neue Landrat da ist." Denn der Ex-Landrat Busch war damals schon im Landtag tätig - und die offizielle Eröffnung nach so langer Zeit habe man auch gebührend feiern wollen. "Jetzt haben wir es Straubel gleich in die erste Woche gepackt, er ist ja noch nicht lange im Amt", sagt Pillmann und lacht. Es sei aber allen Beteiligten besonders wichtig gewesen, dass Michael Busch zur Eröffnung kommt.

Dieser möchte beim ganzen Trubel um den neuen Empfang eines noch anmerken: "Es ist mir auch ein Anliegen zu betonen, dass das nicht der einzige Bürgerservice ist. Auch in der Kfz-Zulassungsstelle ist ein kleiner Schalter, der hervorragende Arbeit leistet."

Insgesamt sei er mehr als zufrieden damit, wie sich das Landratsamt nun entwickelt hat. "Ich sehe das als eines meiner letzten Projekte an und bin froh, dass Sebastian Straubel genauso begeistert ist", sagt der Ex-Landrat. Es hätte schließlich sein können, dass sich der Nachfolger gar nicht viel aus dem neuen Eingangsbereich mache.

Doch Straubel ist von der Umsetzung des Projekts begeistert: "Wir haben damit einen enormen Schritt für den Bürgerservice getan", sagt er stolz. Für ihn war das sein erster Pressetermin als Landrat. "Mein Kalender sieht stressig aus, aber das ist ja ein richtig angenehmer Termin", sagt er, lacht und reicht den Besuchern Krapfen.