Seit Beginn des neuen Jahres gelten in Deutschland viele Änderungen. Neben gestiegenen Gebühren und Steuern gibt es auch eine Neuerung im Mietrecht, welche die Nebenkostenabrechnung betrifft. So haben Vermieter nun das Recht, die Belege unter bestimmten Umständen elektronisch zur Verfügung zu stellen. Das entschied das Amtsgericht Frankfurt am Main in einem Rechtsstreit zwischen einer Vermieterin und ihren Mietern.

Demnach sind digitale Belege in der Nebenkostenabrechnung rechtlich zulässig, sofern Ihr Vermieter ein papierloses Büro führt. Diese sind rechtlich bindend, wenn sie die Informationen unverändert und vollständig wiedergeben. Ob die Nebenkostenabrechnung auf Papier oder digital ausgestellt wird, ist laut Gericht egal, solange die Belege vollständig, nachvollziehbar und überprüfbar sind.

Deutscher Mieterbund kritisiert Urteil zu digitalen Nebenkostenabrechnungen

Für die praktische Umsetzung bedeute dies laut einer Anwaltskanzlei aus Rheinland-Pfalz, dass Vermieter digitale Belege in verschiedenen Formaten vorlegen können - beispielsweise als PDF-Dateien, Scans oder digitale Fotografien. Wichtig sei, dass die digitalen Belege lesbar und inhaltlich vollständig sind. Sie müssten alle relevanten Informationen wie Datum, Betrag, Empfänger und Verwendungszweck enthalten, die auch auf einem Papierbeleg zu finden wären.

Der Deutsche Mieterbund (DMB) kritisiert dieses Recht, das nun als Ergänzung im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) verankert wurde. "Sie würde keine angemessene Erleichterung im Zusammenhang mit der Belegeinsicht bringen, sondern dazu führen, dass Mieterinnen und Mieter in ihren Möglichkeiten zur Belegeinsicht unangemessen eingeschränkt und ihnen die Kontrolle abgerechneter Betriebskosten zusätzlich erschwert wird", heißt es in einer Stellungnahme des DMB, die echo24 zitiert.

Die Akzeptanz digitaler Belege im deutschen Zivilrecht hängt wesentlich vom Grundsatz der Formfreiheit ab. Sobald das Gesetz keine spezielle Form verlangt, sind Rechtsgeschäfte formfrei möglich. Für Nebenkostenabrechnungen inklusive ihrer Belege liegt laut der Kanzlei in Rheinland-Pfalz keine gesetzliche Formvorgabe existiert.

Diese Kriterien müssen bei digitalen Nebenkostenabrechnungen beachtet werden

Trotz dieser Formfreiheit sind gewisse Kriterien zu beachten. Das Amtsgericht Frankfurt am Main hat in seinem Urteil vom 2. Februar 2024 wichtige Anforderungen an die Rechtsgültigkeit digitaler Belege definiert:

• Inhaltliche Vollständigkeit: Ein zentrales Kriterium für die Rechtsgültigkeit digitaler Belege.
• Integrität und Authentizität: Das bedeutet, dass die Belege vor nachträglichen Veränderungen geschützt sein müssen und ihre Echtheit überprüfbar sein muss.
• Lesbarkeit: Sie müssen in einem Format vorliegen, das ohne spezielle Software oder besondere technische Kenntnisse geöffnet und gelesen werden kann.
• Nachvollziehbarkeit: Es muss erkennbar sein, wie die digitalen Belege erstellt, übermittelt und gespeichert wurden.
• Langfristige Verfügbarkeit und Archivierung: Digitale Belege müssen über den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum hinweg zugänglich und lesbar bleiben.