Digitalisierung In den Gemeinderatssitzungen in Ebensfeld wird Papier ab dem 1. Januar 2015 eher Mangelware sein.
von unserer Mitarbeiterin Lisa Kieslinger
Ebensfeld — In manchen Kommunen im Landkreis ist das "papierlose Büro" keine Zukunftsvision mehr, denn es wird schon angewendet. Auch die Marktgemeinde Ebensfeld führt Anfang des nächsten Jahres ein Ratsinformationssystem ein. Zusammen mit einer dazugehörigen App befinden sich die kompletten Sitzungsunterlagen für den Gemeinderat in Zukunft in diesem neuen System. Beschlüsse oder auch Lagepläne, die es sonst immer in Papierform für jeden Gemeinderat einzeln gab, werden damit dann online zur Verfügung gestellt.
Neben den einmaligen Kosten für die Umstellung in Höhe von rund 13 000 Euro geht die geschäftsführende Beamtin Katrin Lienert davon aus, dass viel Geld eingespart werden kann.
"Das ist immer eine wahnsinnige Papierflut, die wir da an die Gemeinderäte versenden", sagt Katrin Lienert.
Und genau da soll mit der App in Zukunft gespart werden. Gehe man von durchschnittlich 30 Sitzungen im Jahr aus und rechne dies auf 21 Mitglieder und circa 30 Blatt Papier hoch, so ergebe das 18 900 Blatt Papier pro Jahr nur für Sitzungsproto kolle.
Mit dem Ratsinformationssystem spare man neben den Kosten für das Papier auch Portokosten und Kosten für die Instandhaltung des Kopierers, da dieser dann weniger genutzt werden müsse.
Start des papierlosen Büros Über die Einführung des papierlosen Systems wurde im Vorfeld mit den Fraktionen gesprochen. Dabei kam heraus, dass über die Parteigrenzen hinaus Einigkeit für eine Einführung besteht. In der Sitzung des Marktgemeinderates am 30.
September wurde die Einführung des Ratsinformationssystems einstimmig beschlossen.
Das System entstand in Zusammenarbeit mit der Firma Komuna in Altdorf. Die Marktgemeinde Ebensfeld musste sich lediglich um die Hintergrundarbeit kümmern; so galt es beispielsweise, das Linkführungssystem auf der Homepage zu ändern. Den Rest erledigt die Firma Komuna.
Damit die Mitglieder im Januar gleich mit der App zurecht kommen und damit arbeiten können, wurden sie von der Firma geschult.
Für die Verwendung der App hatten die Mitglieder des Gemeinderates die Möglichkeit, sich Tablets zu bestellen. An den Anschaffungskosten muss sich jeder selbst beteiligen. Von den 21 Ratsmitgliedern werden künftig 13 diese App-Lösung nutzen.
Zusätzlich können die Gemeinderäte die Daten für die jeweilige Sitzung über ein Online-Portal an ihrem privaten Computer oder Laptop einsehen.
Die Arbeit mit diesem neuen System sei jedoch freiwillig, betont Bürgermeister Bernhard Storath (CSU). "Manche Gemeinderäte kommen mit dem neuen System besser klar als andere. Man kann niemanden dazu zwingen."
Positiver Nebeneffekt Neben der Gemeindeverwaltung und den Gemeinderäten, profitieren aber auch die Bürger von diesem neuen Ratsinformationssystem. Auf der Homepage des Marktes Ebensfeld wird es ab dem nächsten Jahr eine neue Rubrik geben, in der Bürger unter anderem die Tagesordnungspunkte des Gemeinderates einsehen können. "Dadurch wird unser Vorgehen dem Bürger gegenüber transparenter", so der Bürgermeister.
In dieser neuen Rubrik können Bürger zukünftig auch Tagesordnungspunkte zu speziellen Themen über die Suchfunktion im Archiv finden. "Das ist sozusagen der positive Nebeneffekt des neuen Systems", sagt Bernhard Storath.
