Mit dem Archiv verknüpft man automatisch dunkle, feuchte Keller ohne Fenster und verstaubte Dachböden. Denn dort werden alte Akten nun einmal meistens gelagert. Doch das schreckt Anastasia Götz nicht. Die 27-Jährige hat Germanistik und Digital Humanities in Würzburg studiert und freut sich auf ihre neue Aufgabe als Registratur- und Archivkraft der Interkommunalen Allianz "Fränkisches Saaletal".

Bereits vor zwei Jahren hatte die Regierung von Unterfranken der Allianz 90.000 Euro zur Förderung einer gemeinsamen Archiv- und Registraturfachkraft für alle neun zugehörigen Kommunen zugesagt. Doch es sei schwer gewesen, einen Bewerber mit der notwendigen Qualifikation zu finden, erläutert Allianzmanager Holger Becker, warum die Besetzung der Stelle sich so lange hingezogen hat.

Jeder Aktenordner wird genau unter die Lupe genommen

Seit Mitte Februar ist Anastasia Götz jetzt da, hat eine Fortbildung besucht und sich dann von Thomas Mendel, dem Archivar und Registrator der Stadt Hammelburg, einweisen lassen. "Ich hab ihm ein Loch in den Bauch gefragt", sagt sie lachend. Schließlich steckt hinter der Arbeit auch viel mehr als ein Laie vielleicht vermuten würde. Jeder Aktenordner muss in die Hand genommen werden, gesichtet, verzeichnet und im Findbuch eingetragen werden. Akten müssen abgeglichen werden und dann gibt es noch Anfragen von Bürgern, "heuer schon mehr als im ganzen letzten Jahr", stellt Thomas Mendel fest.

Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, muss der Archivar zudem entscheiden, was es wert ist aufgehoben zu werden und was weg kann. Da gebe es bestimmte Vorgaben und "dann braucht man natürlich auch das Bauchgefühl", so Mendel. Gut eingearbeitet hat sich Anastasia Götz auf den Weg nach Oberthulba und Wartmannsroth gemacht, denn zunächst will sie sich in allen Ortschaften einmal einen Einblick in die Archive verschaffen. Die wurden teilweise nicht immer korrekt geführt, daher müsse man dann mehr Arbeit reinstecken, so Götz' Erfahrung.

Unterstützung notwendig

Sie ist froh, dass sie nicht nur von Mendel, sondern auch vom Kreisarchivpfleger Roland Heinlein und Werner Ziegert, dem ehemaligen Geschäftsleiter der Gemeinde Wartmannsroth, Unterstützung bekommt, denn "das schafft man nicht allein", sagt sie.

Auch von außen holt sich Anastasia Götz Hilfe, denn die Archive sollen digitalisiert werden. Und dafür muss sie sich ein Bild machen, was die Software können muss. "Es gibt viele Anbieter, und die Software muss auch kompatibel mit den Systemen der verschiedenen Gemeinden sein", erläutert sie. Daher hat sie unter anderem Kontakt zu einer Kollegin aufgenommen, die den gleichen Job bereits seit zwei Jahren bei der ILE Kitzinger Land macht, um von ihren Erfahrungen zu profitieren.

Finanziert wird die Software nach dem "Ausmisten" aller Archive - wie das Gehalt der neuen Fachkraft - von allen Gemeinden zusammen nach einem Schlüssel, der sich nach der Einwohnerzahl richtet. Weil Hammelburg jedoch die meisten Einwohner aber auch hauptamtliche Archivmitarbeiter hat, wird später der tatsächliche Aufwand von Götz berechnet. Die fachliche Entscheidungskompetenz obliegt Daniel Görke, Geschäftsleiter der Gemeinde Wartmannsroth.

Immer gerne sortiert und geordnet

Auf die Frage, warum sie als junge Frau einen solchen Job machen will, lacht Anastasia Götz. Sie habe schon als Kind unheimlich gerne alles sortiert und geordnet. "Während andere die Bügelperlen aufgesteckt haben, habe ich sie sortiert", erzählt sie. Das Ordnen sei für sie entspannend und persönlich befriedigend. Nach ihrem Studium wollte sie eigentlich ins Lektorat, aber das sei nicht ihr Ding gewesen. Deshalb habe sie sich für Archiv oder Bibliothekswesen entschieden.

Außerdem sei jede Akte ein Unikat, man müsse genau abwägen, ob der Inhalt für die Nachwelt von Interesse ist und somit entscheiden, ob sie nach der Registrierung in die Kassation kommt, sprich vernichtet wird, oder ob sie im Archiv aufgehoben wird. In Oberthulba habe sie zum Beispiel die Kämmerei ausgemistet. "Da waren Unterlagen 50 Jahre im Keller obwohl sie längst weg konnten", erzählt Anastasia Götz. Das Ergebnis sei ein übermannshoher Stapel zum Entsorgen gewesen. Das sei für sie ein befriedigendes Gefühl gewesen.

In Hammelburg haben die städtischen Mitarbeiter Thomas Mendel und Tina Brust bereits "ordentlich ausgemistet", so Bürgermeister Armin Warmuth, der auch Allianz-Vorsitzender ist. 2020 musste der Registratur im ehemaligen Kaufhaus in Windeseile geräumt werden. Das Ergebnis: 57 Kubikmeter Müll, Akten, die entsorgt werden mussten. "Leider konnten wir keine Vernichtungslisten schreiben", berichtet Mendel und ist froh, dass sie einen blauen Müllsack aus einem abgelegenen Schrank noch einmal aufgeschnitten haben. Denn darin befanden sich wertvolle Bücher, unter anderem die Dorfordnung von Bonnland aus dem Jahr 1660, die demnächst in einer Ausstellung im Museum zu sehen sein wird.

Bürgermeister Warmuth hofft, dass das Archiv den Bürgern zugänglich sein wird, wenn es dann vom ehemaligen Kupsch ins neue Bürgerhaus am Marktplatz einzieht - im übrigen wieder in den Keller. Die Herausforderung für Anastasia Götz besteht nun darin, die Findbücher irgendwann durch eine digitale Software zu ersetzen.