Manchmal übersenden Vermieter*innen auf Wunsch auch Kopien. Die Kosten dafür hat der Mieter zu tragen. Gerichte halten 25 Cent je Kopie für angemessen. 

Das Fallbeil: Die Ein-Jahres-Frist und die Größe der Wohnung

Der Vermieter hat in der Regel nur zwölf Monate nach Ende eines Abrechnungs­zeitraums (meist das Kalender­jahr), um eine Betriebs­kosten­abrechnung zu erstellen und die sich daraus ergebende Nach­zahlung zu verlangen.

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Trudelt sie zu spät ein, muss man die Nach­forderungen nicht mehr bezahlen. Die Auszahlung eines evtl. entstandenen Guthabens kann der Mieter allerdings immer verlangen. Eine Ausnahme von der Jahresfrist besteht für den Fall, dass Vermieter*innen die Verspätung nicht zu verschulden haben. 

Da viele Neben­kosten nach der Wohn­fläche auf die Mieter zu verteilen sind, ist die Wohnungsgröße ein entscheidender Schlüsselwert. Deshalb empfiehlt es sich, die Wohnungsgröße selbst zu ermitteln. Oftmals sind die Angaben im Mietvertrag falsch. Ist die Wohnung, tatsäch­lich kleiner als angegeben, bringt das Ersparnisse bei der Betriebs­kosten­abrechnung.

Aufzug, Wasser, Heizung, Müll und Co.

Zur Prüfung der Betriebskosten gehört auch, ob nicht Positionen aufgelistet sind, die der Vermieter übernehmen muss. Deshalb musst du die 17 Posten der BetrVK kontrollieren.

• Wasser­versorgung: Der Vermieter muss den Verbrauch nach dem Zählerstand abrechnen, hinzukommt noch Grund­gebühr, Wartungs­kosten, Betriebs­strom für den Wasser­zähler und die Kosten der Abrechnung umlegen. 
• Entwässerung/Abwasser: Zum Abwasser zählen Schmutzwasser, Regenwasser und das sogenannte Mischwasser. Schmutzwasser setzt sich aus allen anfallenden Abwässern und Fäkalien aus Bad, WC, Küche und sonstigen Räumen im Haus zusammen. Abrechen­bar sind Entwässerungs­gebühren oder die Kosten einer Entwässerungs­anlage.
• Heizung: Der Vermieter darf die Kosten des Betriebs der Zentralhei­zung einschließ­lich Abgas­anlage und Eich­kosten umlegen. Kommt die Wärme nicht von Zentralhei­zung, sondern wird sie ins Haus geliefert, kann der Vermieter den Wärmepreis des Lieferanten berechnen („Fern­wärme“). Auch Wartungs- und Reinigungs­kosten einer Etagenhei­zung gehören zu den Betriebskosten. Hat er die Geräte zur Verbrauchs­erfassung gemietet, darf er die Miete dafür umlegen. Sind in den Wohnungen Gasetagenhei­zungen installiert, so darf der Vermieter ebenfalls deren Reinigungs- und Wartungs­kosten umlegen.
• Warm­wasser: Der Vermieter darf die Betriebs­kosten für die zentrale Erwärmung des Wassers sowie die Reinigung und Wartung von Warm­wasser­geräten abrechnen.
• Aufzug: Wird im Haus ein Fahr­stuhl betrieben, so darf der Vermieter die Kosten für Betriebs­strom, Aufsicht, Über­wachung und Wartung auf den Mieter umlegen. Eine Umlage von Instandset­zungs- und Verwaltungs­kosten ist allerdings nicht möglich.
• Straßenreinigung und Müll­beseitigung: Immer umlage­fähig sind laufende Kosten für Straßenreinigung und Müll­entsorgung. Dazu zählen auch Ausgaben für die Schnee- und Eisbeseitigung (Winter­dienst). Nur gelegentlich anfallende Kosten wie beispiels­weise für Spermüll-, Garten­abfall- oder Schutt­abfuhr oder für Entrümpelung dürfen sind nur dann umlagefähig, wenn sie keinem individuellen Verursacher zuzu­rechnen sind. 

Prüfe hier gründlich nach. 

Ratten, Treppen und der Garten

• Gebäude­reinigung und Ungezieferbekämpfung: Vermieter können Kosten für ein beauftragtes Reinigungs­unternehmen sowie Putz­mittel­kosten auf den Mieter umlegen.
• Mieter putzen selbst: Sind die Mieter laut Miet­vertrag verpflichtet, das Treppen­haus nach einem "Kehr­plan" (Kehr­woche) selbst zu reinigen, kann der Vermieter keine Ausgaben für die Reinigung durch eine Fremdfirma auf die Mieter umlegen (Amts­gericht Leipzig vom 24.5.2018, Az.: 168 C 5604/17; Amts­gericht Berlin-Köpenick vom 7.3.2013, Az.: 17 C 394/12).
• Garten­pflege: Sach- und Personal­kosten für die Grün­anlagen- oder Spiel­platz­pflege sind umlegbare Kosten. Über­nimmt der Hauswart die Pflege, sind die Ausgaben entsprechend zu kürzen. Muss ein morscher Baum gefällt werden, darf der Vermieter die Kosten bei der Betriebs­kosten­abrechnung als "Kosten der Garten­pflege" auf die Mieter umlegen (Bundes­gerichtshof vom 10.11.21, Az.: VIII ZR 107/20). 
• Beleuchtung von Gemein­schafts­flächen: Umleg­bar sind Strom­kosten für die Beleuchtung von Treppen­haus, Gemein­schafts­räumen und Außen­bereich. Aber: Reparatur­kosten für die Beleuchtungs­anlage sind nicht umlage­fähig.
• Schorn­steinfeger: Berechnet werden dürfen die Kehr­gebühren, soweit sie nicht schon als Heizungs­kosten angefallen sind.

Versicherungen, Hausmeister und Waschküche

• Versicherungen: Der Vermieter darf Kosten für eine Wohngebäudeversicherung und eine Grundbesitzer-Haftpflichtversicherung umlegen, ebenso die Kosten für die Öltank­- oder Glas­versicherung. Ausgaben für private Versicherungen wie eine Rechts­schutz­versicherung allerdings nicht.
• Hauswart/Hausmeister: Der Vermieter darf den Lohn für einen Hauswart umlegen, nicht jedoch die Kosten von Reparaturen, die dieser im Einzelnen durch­führt. Der Vermieter ist dazu verpflichtet, das Miet­objekt auf eigene Kosten in einem gebrauchs­fähigen Zustand zu erhalten. Ebenso wenig sind Verwaltungs­arbeiten, die der Hausmeister durch­führt, auf den Mieter umzulegen.
• Gemeinsame Waschküche: Kosten für Strom, Wartung und Reinigung des gemein­samen Wasch­kellers dürfen umge­legt werden, Wasser­kosten nur, soweit sie nicht schon unter „Wasser­versorgung“ verbucht sind. Umleg­bar sind auch Kosten für gemeinsame Trockner oder Bügel­automaten.
• Grundsteuer: Der Vermieter darf die jährlich zu zahlende Grund­steuer umlegen, nicht aber die einmalige beim Kauf der Immobilie fällig werdende Grund­erwerb­steuer. Wenn der Vermieter für einen Gewerbe­betrieb im Haus erheblich mehr Grund­steuer zahlen muss als für Wohn­raum, hat er die Gesamt­kosten der Grund­steuer entsprechend zu kürzen, bevor er sie auf die Mieter der Privatwohnungen umlegt. Das gilt auch für die Grund­steuer auf vermietete Stell­plätze, wenn nicht jeder im Haus einen Park­platz hat.

Kosten für Glasfaser kommt hinzu

• Kabel­, Antenne­, Glasfaser: Hat ein Vermieter Glasfaserleitungen im Haus verlegen lassen, darf er das "Glasfaser­bereit­stellungs­entgelt" auf die Mieter umlegen. Die Umlage dieses Entgelts ist in der Höhe begrenzt und auch nur zeitlich befristet möglich: Das Entgelt darf pro Jahr und Wohn­einheit maximal 60 Euro betragen. Mieter müssen es maximal fünf Jahre lang bezahlen. Wenn das Geld nicht gereicht hat, um den Glasfaser­anschluss zu refinanzieren, darf die Umlage auf bis zu neun Jahre erweitert werden.
• Kabel/Antenne: Der Vermieter darf monatliche Grund­gebühren für den Kabel­anschluss sowie Wartungs- und Betriebs­kosten für die Antennen- oder Verteiler­anlage berechnen – einmalige Anschluss­gebühren muss der Mieter hingegen nicht über­nehmen, ebenso wenig Reparatur­arbeiten, die keine Wartungs­arbeiten darstellen.
• Sonderfall Kabelanschluss: Mieter, die in einem Haus wohnen, in dem vor dem 1. Dezember 2021 ein gemein­samer Kabel­anschluss existierte ("Breitbandnetz­verteiler­anlage"), zahlen maximal bis Ende Juni 2024 weiter fürs Kabel­fernsehen (Über­gangs­frist). Danach ist dieser Posten nicht mehr umlagefähig. Aber die Kosten des Betriebs­stroms der TV-Anlage sind weiter umleg­bar. Installiert der Vermieter ab dem 1. Dezember 2021 im Haus ein neues Breitbandnetz, gilt keine Über­gangs­frist. Heißt: Das Verbot, die TV-Kabel­gebühren als Betriebs­kosten auf die Mieter umzu­legen, greift sofort – nicht erst am 1. Juli 2024. Die Kosten des Betriebs­stroms der Anlage dürfen nur dann auf die Mieter umge­legt werden, wenn die neue Anlage voll­ständig mit einem öffent­lichen Netz mit sehr hoher Kapazität verbunden ist und der Mieter seinen Anbieter von öffent­lich zugäng­lichen Tele­kommunikations­diensten über seinen Anschluss frei wählen kann.

Das muss der Vermieter alleine bezahlen

Und das muss der Vermieter alleine bezahlen:

• Hausverwaltungskosten (wie z. B. Kontoführungsgebühren, Verwalter)
• Instandhaltung, Instandsetzung, Abschreibungen
• Zuführung zur Instandhaltungsrücklage bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft.
• Leerstand 

Tauchen "Sons­tige Kosten" auf, solltest du genau hinsehen. Beispiel Notdienst­pauschale: Nach Ansicht des Landgerichts Berlin zählt auch eine "Notdienst­pauschale" nicht als umlage­fähige Betriebs­kosten­position. Die Kosten für einen Notdienst, den Mietern etwa am Wochen­ende bei Heizungs­ausfall anrufen können, sind keine Gebrauchs­kosten, sondern klassische Bereit­schafts­kosten. Sie gehören (wie auch die Kosten für ein Haus­verwaltungsbüro) zu den alleine vom Vermieter zu tragenden Verwaltungs­kosten (Land­gericht Berlin, Urteil vom 30.1.2019, Az.: 64 S 25/18).