Homeoffice statt Büroalltag – die Pandemie und die getroffenen Maßnahmen haben die Arbeitswelt für viele Menschen grundlegend verändert. Eine Möglichkeit, um die Zusammenarbeit im Homeoffice effektiv zu gestalten bieten Videokonferenzen. Welche Anbieter dafür zur Verfügung stehen, erfährst du hier.
„Kannst du mich hören?“ – „Du bist auf Mute!“ Solche Phrasen sind zum Markenzeichen der modernen Remote-Arbeit geworden. Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt grundlegend verändert. Durch die Lockdowns und die unerwartete Verlagerung großer Teile der Arbeitswelt ins Homeoffice standen Unternehmen plötzlich vor der Herausforderung, kurzfristig neue Wege für die virtuelle Zusammenarbeit ihrer Teams zu finden.
Auch nachdem die Pandemie weitgehend überwunden ist, hat Remote Work ihren festen Platz in der Arbeitswelt behalten. Videokonferenzen sind aus dem Arbeitsalltag kaum mehr wegzudenken. Viele Anbieter bieten mittlerweile innovative Lösungen an, um den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden. Die Wahl der richtigen Software ist daher entscheidend für eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit.
Wichtige Vorbereitungen treffen
Zunächst sollte sich der Zweck der Konferenz klargemacht werden. Sind nur wenige Teilnehmer anwesend, braucht es womöglich nicht zwingend eine Video-, sondern eine einfache Telefonkonferenz. Diese sind vor allem im Privatbereich beliebt und ausreichend. Im Berufsleben eignet sich eine Videokonferenz besonders dann, wenn wichtige Präsentationen anstehen.
Wichtig ist eine gute Vorbereitung für die Konferenz. Wenn die Technik eingerichtet ist, sollten sich die Teilnehmer zunächst einmal mit der genutzten App vertraut machen. Hilfreich sind Tests, bevor das erste Meeting stattfindet. Die Besprechungsteilnehmer lernen die wichtigsten Funktionen kennen und gewinnen Sicherheit im Umgang mit der App. Routine steigert die Effizienz der Besprechung.
Zudem sollte Wert auf die Besprechung von Gesprächsregeln gelegt werden. Eine Telefon- oder Videokonferenz entwickelt ganz eigene Dynamiken und ist kaum mit einer Besprechungsrunde vor Ort zu vergleichen. Während der Vorbereitungen sollte außerdem schon klar sein, welche App genutzt wird. inFranken.de hat recherchiert und die meistgenutzten Apps für eine Videokonferenz und deren Funktionsweise zusammengefasst.
1) Microsoft Teams
Funktionen:Im Privat- und Berufsleben kaum wegzudenken sind viele Produkte von Microsoft. Für Online-Meetings steht Microsoft Teams zur Verfügung. Als Teil von Office 365 ist die Plattform für Chats und Besprechungen mit Notizen und Anhängen gedacht. Dabei sind auch Videotelefonate möglich.
Angebote:Die App ist sowohl für PC als auch für das Handy verfügbar und kann in eingeschränkter Version kostenlos heruntergeladen werden. Auch der Erwerb einer Lizenz ist derzeit nicht mit Kosten verbunden. Unternehmen können ergänzend Office Business Essentials für 4,20Euro im Monat abonnieren, hier stehen unter anderem zusätzliche Cloud Services bereit.
Konferenz starten: Um eine Videokonferenz zu starten, muss zunächst auf das Auswahlfeld "Kalender" geklickt werden. Nun öffnet sich die Möglichkeit "Neue Besprechung", danach kann der gewünschte Termin der Konferenz gewählt werden. Als nächster Schritt kann ein Titel der Konferenz angegeben und Teilnehmer eingeladen werden. Sind alle Informationen eingetragen, kann auf "Speichern" gedrückt werden. Damit schließt sich das Planungsformular. Die eingeladenen Teilnehmer bekommen automatisch eine E-Mail über Microsoft Outlook. Weitere Informationen findest du hier.
Preis: Kostenlose Basic-Version, Mit Office 365 ab 4,20 € monatlich
Teilnehmer: maximal 250
Betriebssysteme: Windows, Mac OS, Linux; Android, iOS
Bildqualität: Sehr gut (Full-HD)
Vorteile: Nahtlose Integration in Microsoft Office 365; Vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten, darunter Telefon- und Videokonferenzen, sowie Chat; Cloud-Speicher; Bildschirmteilung; Aufzeichnungsfunktion
2) Skype
Funktionen: Bereits seit Jahren vor allem im Privatgebrauch beliebt ist Skype. Die Videochat-Software, die ebenfalls zu Microsoft gehört, erlaubt in der kostenlosen Version 50 Teilnehmer in einer Konferenz gleichzeitig. In der erweiterten Version "Skype for Business" wird das Kontingent auf 250 Teilnehmer aufgestockt. Bekannt ist Skype vor allem durch die Möglichkeit von Videoanrufen inklusive einer Chatfunktion, was einer der Hauptgründe des Erfolgs sein könnte.
Angebote: Der Messaging-Dienst ist kostenlos zum Download über Windows, iOS, sowie Android verfügbar. Wichtig bei der Nutzung ist die Anmeldung über das Microsoft-Konto. Auch Skype for Business kann kostenlos erworben werden, allerdings fehlen hier einige Funktionen, die in Microsoft Teams integriert sind.
Konferenz starten:Zur Verwendung des Videochats werden am PC ein Mikrofon und eine Webcam benötigt. Unter "Kontakte" kann dann der Teilnehmer ausgewählt werden, der an der Konferenz teilnehmen soll. Nun öffnen sich die Funktionen "Anrufen" und "Videoanruf". Wenn der Anruf- bzw. Konferenzpartner online ist und den Anruf annimmt, kann die Konferenz starten. Auf diese Weise können die gewünschten Teilnehmer (Maximum: 250) hinzugefügt werden. Weitere Informationen findest du hier.
Kosten: kostenlose Version, sowie Skype for Business ab 1,60€ pro Monat
Teilnehmer: kostenlosen Version: maximal 50; Skype for Business: maximal 250
Betriebssysteme: Windows, Mac OS, Linux; Android, iOS
Bild- und Audioqualität: Gut (Audio und Video in HD)
Vorteile: Online-Besprechungen und Videokonferenzen, Desktop-Sharing
3) GoToMeeting
Funktionen: Das Softwarepaket GoToMeeting ist für Audio- oder Videokonferenzen gedacht. Dabei können die Teilnehmer über den Chat miteinander interagieren, hier können auch Dateien versendet werden. Zudem lässt sich der Bildschirm teilen, ab einem gewissen Preis können hier auch Maus und Tastatur für alle Teilnehmer freigegeben werden.
Angebote: Die Software ist kompatibel mit Android, iOS und Windows und ist jeweils zum Download verfügbar. Neben der Testversion gibt es drei käuflich zu erwerbende Pakete*: GoToMeeting Professional für 13,50 Euro monatlich, GoToMeeting Business für 17 Euro im Monat und GoToMeeting Enterprise (Preis auf Anfrage). Dabei kommen jeweils neue Funktionen hinzu, zudem steigt die Kapazität an Teilnehmern: In der günstigsten Version können 150 Personen teilnehmen, bei GoToMeeting bis zu 250 und bei GoToMeeting Enterprise bis zu 3000.
Konferenz starten: Bevor ein Meeting gestartet werden kann, muss es kurz- oder langfristig eingeplant und erstellt werden. Dabei erhält man eine ID, die wichtig ist, um an der Konferenz beizutreten. Danach muss auf "Meeting starten" geklickt werden, was über die Anmeldedaten funktioniert. Nun können weitere Teilnehmer hinzugefügt werden. Weitere Informationen und eine ausführliche Anleitung findest du hier.
Kosten: ab 13,50 € pro Monat (3 Pakete verfügbar)
Teilnehmer: je nach gewähltem Paket
Betriebssysteme: Windows, Mac OS, Linux; Android, iOS
Bild- und Audioqualität: Sehr Gut (HD-Video)
Vorteile: Videokonferenzen & Chat, Bildschirmübertragung, geteilte Nutzung von Tastatur-/Maussteuerung, Konferenzeinwahl per Telefon, Aufzeichnungsfunktion, Zeichenwerkzeuge
4) Zoom Cloud Meetings
Funktionen: Relativ neu auf dem Markt ist Zoom Cloud Meetings. Video- und Onlinekonferenzen sind möglich, die Anzahl an Meetings unbegrenzt. Eine Bildschirmteilung ist ebenfalls möglich, zudem lässt sich ein virtuelles Whiteboard einrichten, auf dem sich live während der Konferenz arbeiten lässt. Dabei lassen sich Maus und Tastatur freigeben, so dass sich alle Teilnehmer einbringen können. Dateien und Nachrichten können ebenfalls versendet werden.
Angebote:
Zoom pro kostet 13,99 Euro, Zoom Business 18,99 Euro im Monat. Zugelassen und anwendbar ist die Software auf den wichtigsten Betriebssystemen: Windows, Android, iOS.
Konferenz starten: An einer Konferenz lässt sich von einem Smartphone, Tablet, oder PC teilnehmen. Um über Zoom ein Meeting zu starten, muss über den "Zoom Client" auf Meeting geklickt werden. Anschließend kann das gewünschte Meeting ausgewählt und übe "Starten" angeklickt werden. Zum Beitreten einer Konferenz wird die Meeting-ID benötigt, die beim Erstellen des Meetings generiert wird. Weitere Informationen über Zoom findest du hier.
Kosten: Kostenlose Basic-Version, Pro-Version ab 13,99 € pro Monat, variable Preispläne für kleine, mittlere und große Teams (Pro, Business und Starter)
Teilnehmer: maximal 1.000 (je nach gewähltem Paket)
Betriebssysteme: Windows, Mac OS, Linux; Android, iOS
Bild- und Tonqualität: Sehr gut (HD-Audio und HD-Video)
Vorteile: Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe, Chat, Übergabe von Tastatur-/Maussteuerung, Whiteboard
5) Discord
Funktionen: Vor allem bei Jüngeren und in der Gamingszene ist Discord beliebt. Die Plattform bietet Chat- und Sprachkanäle an, über die mit Freunden oder Kollegen kommuniziert werden kann. Außerdem gibt es einen eingebauten Darkmode.
Angebote: Discord ist frei zum Herunterladen im Netz für Windows verfügbar. Auch auf iOS und Android ist das Programm kostenlos verfügbar. Zudem kann kostenlos ein eigener Server für Besprechungen und gemeinsames Chatten erstellt werden. Über ein Abo können weitere Funktionen freigeschaltet werden.
Konferenz starten: Für Gruppenchats und -anrufe wird eine Freundesliste benötigt. Sind bereits Freunde in der Liste enthalten, geht es über den "Group DM" Knopf weiter. Nun öffnet sich die Liste, wobei sich bis zu 10 Teilnehmer hinzufügen lassen. Über den Anruf-Knopf lässt sich dann ein Telefonat starten. Weitere Informationen findest du hier.
Kosten: Kostenlose Version, Discord Nitro für 9,99€ pro Monat oder 99,99€ pro Jahr
Teilnehmer: maximal 25
Betriebssysteme: Windows, Mac OS, Linux; Android, iOS
Vorteile: Text- und Sprachkanäle; Möglichkeit eigene Server zu erstellen; Darkmode
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