Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Die Reinigung der gemeinsam genutzten Flure, Treppen, Keller oder Waschküchen ist von den Mietenden anteilig zu bezahlen. Gleiches gilt für die Gartenpflege: Pflege von Rasenflächen, Blumenbeeten, Wegen und Bäumen auf dem Gemeinschaftsgelände. Beleuchtung: Stromkosten für die Außenbeleuchtung und gemeinsam genutzte Innenräume (Flur, Keller, Hof) müssen die Mietenden ebenfalls bezahlen.

Wer bezahlt den Hausmeister?

Umlagefähig ist außerdem die Schornsteinreinigung. Dazu gehören Kehrgebühren und gesetzlich vorgeschriebene Immissionsmessungen. Bei den Versicherungen sind es die einschlägigen Sach- und Haftpflichtversicherungen: Wohngebäudeversicherung (Feuer-, Sturm-, Leitungswasser-, und Glasversicherung und Gebäudehaftpflicht).

Gleiches gilt für die Kosten des Hausmeisters: Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen für den Hausmeisterdienst. Hinzu kommen Gebühren für die Gemeinschafts-Antenne oder das Breitbandkabel: Umzulegen sind in diesem Fall die Betriebskosten für die Verteileranlage.

In der Praxis entscheidet oft nicht der Titel einer Position, sondern der Inhalt, der sich dahinter versteckt. Ein Beispiel dafür ist der Titel "Kosten für Hausmeister": Grundsätzlich können bestimmte laufende Tätigkeiten des Hausmeisters umlagefähig sein. Sobald jedoch Reparaturen, der Austausch defekter Teile oder handwerkliche Instandsetzungen über die Hausmeisterrechnung abgedeckt werden, wird der Posten in seiner Abgrenzung zur Instandhaltung und Instandsetzung, die nicht umlegbar ist.

Welche Kosten des Vermietenden sind nicht umlagefähig?

Nicht umlagefähig sind laut § 1 BetrKV die Mietkosten, wie sie das Online-Magazin Gegen-Hartz.de auflistet. Erhebliche Teile der Verwaltungskosten sind an die Mietenden weiterzugeben: Dazu zählen etwa die Ausgaben für Hausverwaltung, Büroorganisation, Telefon, Porto, Software, Kontoführung oder Buchhaltung. Wichtig sind auch die Punkte Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen und die Beseitigung von Schäden am Haus sind keine laufenden Betriebskosten und damit nicht umlagefähig. Typisch dafür sind etwa der Austausch defekter Teile, Rohrbruchbehebung, Reparaturen an Dach, Fassade, Fenstern oder Leitungen.

Erneuerungen und Sanierungen: Maßnahmen, die Bauteile ersetzen oder grundlegend erneuern, sind ebenfalls nicht als Nebenkosten abrechenbar. Beispiele dafür sind neue Heizungsanlagen, andere Fenster, Dämmungen oder umfassende Strangsanierungen. Modernisierungskosten: Verbesserungen am Gebäude sind nicht unter Betriebskosten zu subsumieren. Sie können allerdings zu einer Erhöhung der Miete führen.

Gleiches gilt für Finanzierungs- und Kapitalkosten: Darlehenszinsen, Kreditgebühren, Bereitstellungszinsen oder sonstige Finanzierungskosten gehen zulasten des Eigentümers der Immobilie. Rücklagen, insbesondere zur Instandhaltung, sind ebenfalls keine laufenden Kosten. In Nebenkostenabrechnungen taucht dies eventuell als "Rücklage", "Erhaltungsrücklage" oder "Instandhaltungsrückstellung" auf.

Sind Kabel-TV-Anschlussgebühren Nebenkosten?

Außerdem müssen Vermietende die Leerstandskosten tragen: Kostenanteile für leer stehende Wohnungen sind nicht auf die übrigen Mietparteien zu verteilen. Rechts- und Prozesskosten des Vermieters: Anwaltskosten, Gerichtskosten oder Streitkosten aus Auseinandersetzungen rund um Vermietung und Eigentum sind keine Betriebskosten und gehören nicht in die Umlage. Dazu gehören auch Mahn-, Inkasso- und Verzugsfolgekosten. 

Ein schwieriger Punkt sind neuerdings die Rauchwarnmelder. Üblicherweise muss der Vermietende sie bezahlen. Sie können aber gemietet und geleast sein. Die Kosten sind aber auch dann nicht als Betriebskosten anzusetzen. In Abrechnungen sind unter Posten wie "Rauchwarnmelder-Miete", "Leasing" oder "Geräteservice inkl. Miete" zu finden. Kabel-TV-Anschlussgebühren über die Nebenkosten: Die früher häufig umgelegten laufenden Kabel-TV-Gebühren ("Nebenkostenprivileg") sind seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr als Betriebskosten abzurechnen.

Die gestaffelten CO₂‑Kosten sind nicht vollständig auf die Mietparteien abzuwälzen: Seit dem Abrechnungsjahr 2023 müssen die Vermietenden einen gesetzlich bestimmten Anteil an den CO₂‑Kosten tragen. Eine Abrechnung, die den CO₂‑Preis komplett der Mietpartei oder den Parteien zuweist, ist nicht mehr zulässig. Sonstige Betriebskosten sind ohne konkrete Vereinbarung nicht umlagefähig: Kostenarten, die nicht typischerweise im Betriebskosten-Katalog von § 2 der BetrKV stehen, sind nur dann umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag hinreichend konkret benannt sind. Pauschale Sammelbegriffe reichen oft nicht aus.

Solltest du bei den einzelnen Umlagepositionen genauer hinschauen?

Verdeckte Instandsetzungen über andere Positionen sind ebenfalls problematisch: Wenn etwa Reparaturen über "Hausmeister", "Gartenpflege" oder "Gebäudereinigung" mit abgerechnet sind, ist der nicht laufende Reparaturanteil herauszurechnen und nicht umlagefähig.

Für Mieterinnen und Mieter kann die Abgrenzung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Mietkosten schwierig sein: Wer eine Abrechnung erhält, sollte nicht nur prüfen, ob die Kosten gestiegen sind, sondern auch, ob die einzelnen Posten wirklich in die Nebenkostenabrechnung gehören.

In einem Markt, in dem Wohnen ohnehin teuer ist, wird die Betriebskostenabrechnung zu einer Rechtsfrage im Alltag. "Die gute Nachricht: Gerade bei den Posten, die heute nicht mehr oder nicht vollständig umgelegt werden dürfen, sind die Leitplanken inzwischen deutlich. Wer diese Leitplanken kennt, kann eine Abrechnung besser einordnen – und im Zweifel fundiert widersprechen", meint jedenfalls das Online-Magazin Gegen-Hartz.de.