Kontoauszüge sammeln sich schnell an – auf Papier im Ordner oder digital im Online-Banking. Doch nicht immer dürfen die Unterlagen einfach gelöscht oder weggeworfen werden.

In bestimmten Fällen sind sie wichtige Nachweise gegenüber dem Finanzamt, bei Streitfällen oder rund um größere Anschaffungen. Welche Fristen gelten und wann ist Aufbewahren Pflicht?

Kontoauszüge aufbewahren: Keine Pflicht für Privatpersonen

Die gute Nachricht zuerst: Für die meisten Privatpersonen gibt es laut der Sparkasse und der Volksbanken Raiffeisenbanken keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Kontoauszüge dauerhaft aufzubewahren. Dennoch kann es sinnvoll sein, die Unterlagen nicht vorschnell zu entsorgen. Im Streitfall lassen sich damit geleistete oder erhaltene Zahlungen nachweisen.

Von dieser Regel gibt es allerdings Ausnahmen. Wer bestimmte Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich geltend macht, sollte die zugehörigen Zahlungsnachweise aufbewahren. Das Finanzamt kann verlangen, dass die Angaben in der Steuererklärung belegt werden.

Auch für Menschen mit sehr hohen Einkünften gelten strengere Vorgaben. Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr aus nicht selbstständiger Arbeit, Vermietung, Kapitalvermögen oder anderen Einkunftsarten erzielt, muss Kontoauszüge sechs Jahre lang aufheben, schreibt die Verbraucherzentrale. Für Selbstständige und Unternehmen mit Buchführungspflicht gelten ohnehin längere Aufbewahrungsfristen für Geschäftskonten.

Je nach Fall gelten unterschiedliche Fristen

Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, empfehlen Fachleute, private Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Das entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist. In diesem Zeitraum können Zahlungsnachweise beispielsweise bei Reklamationen oder rechtlichen Auseinandersetzungen hilfreich sein.

Wer Handwerkerleistungen oder haushaltsnahe Dienstleistungen von der Steuer absetzt, sollte die entsprechenden Kontoauszüge ebenfalls nicht vorschnell entsorgen. Für bestimmte Handwerkerleistungen schreibt das Gesetz eine Aufbewahrung von zwei Jahren vor. Bei steuerlich geltend gemachten haushaltsnahen Dienstleistungen sollten die Belege mindestens bis zum Erhalt des Steuerbescheids und dem Ablauf der Einspruchsfrist verfügbar sein.