Die Teilnehmerzahl für BraveheartBattle ist für 2016 auf 3.500 beschränkt worden, um erst einmal Erfahrungen in Bischofsheim sammeln zu können. Auch wenn die Stadträte kein einstimmiges Ergebnis fällten, so wie Bürgermeister Udo Baumann es sich gewünscht hätte. "Ein einstimmige Beschluss wäre eine tolle Darstellung nach außen." Mit vier Gegenstimmen haben sich die Stadträte mehrheitlich für das Event ausgesprochen.

Das Konzept der Veranstaltung wurde den Stadträten bereits in der Sitzung Ende April vom Veranstalter vorgestellt. Die damals anwesenden Stadträte haben sich in einer Probeabstimmung mit großer Mehrheit für das Event ausgesprochen.

Zwischenzeitlich wandten sich der dritte Bürgermeister Wolfgang Enders, der in der Aprilsitzung nicht mit dabei sein konnte, sowie weitere Stadträte (Egon Sturm, Manfred Reder, Georg Seiffert und Alfred Thalheimer) und Alt-Bürgermeister Armin Lommel mit Schreiben an Bürgermeister Baumann, in denen sie Bedenken und Anregungen vortrugen.

In der Nacht vor der Stadtratsitzung hat Baumann von zu Hause aus sich mit einer E-Mail an die Stadträte gewandt und seine persönliche Sichtweise dargelegt. Er machte gleich als erstes drauf aufmerksam, dass Kontakt mit der Stadt Münnerstadt bestehe und entsprechende Erfahrungen eben in dieser schriftlichen Vereinbarung mit dem Veranstalter festgehalten werden. Auch macht Baumann deutlich, dass Cittaslow keine Events verbietet, im Gegenteil, die Vereinigung möchte selbst bekannter werden und könnte von so einem Event sogar profitieren. Auch befürchtet Baumann keinen Imageverlust aufgrund von Organisationspannen, der Veranstalter habe bereits eine sechsjährige Erfahrung. "Ein Imageverlust für Bischofsheim steht nur zu befürchten, wenn wir uns jetzt gegen den BraveheartBattle aussprechen!"

Auch in der Sitzung betonte Baumann: "Wir sollten den BraveheartBattle unbedingt für uns gewinnen." Eine umfassende Vereinbarung, wie sie Bischofsheim nun mit dem Veranstalter abschließt, habe es in Münnerstadt nicht gegeben. Die Vereinbarung gelte zunächst nur für das Jahr 2016. Es sollen Erfahrungen gesammelt und für weitere Jahre neu entschieden werden können.

So ist der BraveheartBattle 2016 bislang geplant
Die wesentlichen Eckpunkte der Vereinbarung: Der Schulsportplatz ist Start und Ziel, die Turnhalle wird nur für die Pastaparty am Vorabend und für die Siegerehrung zur Verfügung stehen, der Boden der Halle ist entsprechend zu schützen. Auf einer städtischen Fläche neben dem Freibad wird die Schlammgrube entstehen, die vom Veranstalter ausgehoben und gleich nach der Veranstaltung wieder zugeschüttet werde.

Die Stadträte diskutierten über mögliche Eingriffe und Schäden an die Natur. Patrick Bauer, selbst ein Teilnehmer am Münnerstädter BraveheartBattle verwies auf das Veranstaltungskonzept nach dem überwiegend Wege genutzt werden. "Es ist kein Crosslauf querfeld ein."

Probleme werde es allerdings mit der Parksituation geben. Da müsse ein gutes Verkehrs- und Parkleitkonzept aufgestellt werden und trotzdem werde es Schwierigkeiten geben, darüber müsse man sich klar sein, so Bauer. "In Bischofsheim wird zwei drei Tage lang ein Ausnahmezustand herrschen." Der Veranstalter plane eine ShuttleService für die Zuschauer einzurichten, um sie gezielt zu den interessanten Streckenpunkten zu bringen.
Örtliche Betriebe und Vereinen haben die Möglichkeit beim BraveheartBattle mit einem Stand vertreten zu sein. Standgebühren seien zwar keine geplant, doch wenn, dann müssen sie mit der Stadt Bischofsheim abgesprochen werden. "Es muss sicher gestellt sein, dass die Vereine auch etwas verdienen", betonte Christian Enders.

An der Schule werden Duschcontainer aufgestellt, Wasser- und Abwasser werde nicht auf die gebührenzahlenden Haushalte umgelegt. Bedenken, dass das Wasser nicht ausreichend könnte, räumte Baumann aus. Der Storm werde vom Veranstalter gezahlt, ebenso wie die Abfallentsorgung. Zudem werde eine Sicherheitsleistung in Höhe von 10.000 Euro hinterlegt.

Der Veranstalter könne keine Regressansprüche an die Stadt Bischofsheim stellen wenn die Veranstaltung aufgrund von höherer Gewalt verlegt oder ausfallen müsse. Auch sei die Stadt nicht dafür zuständig eine Mindestanzahl Teilnehmern oder überhaupt Teilnehmer zu stellen.