Die Verwaltungsgemeinschaft (VG) Theres führt als erste unterfränkische Kommune beziehungsweise als Verband der Gemeinden Theres, Gädheim und Wonfurt die "elektronische Akte im Outsourcing-Verfahren" ein, eine Art Registratur durch einen Großrechner außer Hauses. Gleichzeitig bietet sie ihren Bürgern mit dem Bürgerserviceportal die Möglichkeit, verschiedene Verwaltungsdienstleistungen über das Internet wahrzunehmen.
Die Vorstellung der Neuerungen durch den EDV-Beauftragten der VG Theres, Ludwig Hahn, war denn auch für den Vorsitzenden der Gemeinschaftsversammlung der VG Theres und Bürgermeister der Gemeinde Theres, Matthias Schneider(CSU) , sowie für Bürgermeister Holger Baunacher (Wonfurt; JL) und Bürgermeister Peter Kraus (Gädheim; CSU) ein Grund zur Freude.

Im Rechenzentrum

"Wir sind die ersten, die ein EDV-gestütztes Dokumentenmanagementsystem, kurz gesagt die elektronische Akte, im Outsourcingverfahren einführen", betonte Matthias Schneider. "Dabei werden die Daten nicht mehr auf einem Server vor Ort, sondern nach den aktuellsten Datensicherheitskonzepten und -vorschriften in einem Rechenzentrum gespeichert."

Außerdem habe man mit dem Online-Bürgerserviceportal, dessen Umfang im Landkreis Haßberge einzigartig sei, den Service für die Bürger erweitert. Diese erhielten somit ein Angebot, wie sie es von einer dienstleistenden Verwaltung des 21. Jahrhunderts erwarteten. Die Einführung der E-Akte ist laut Ludwig Hahn ein überaus lohnender Schritt. Denn die Dokumentenflut könne damit effektiv und gleichzeitig rechts- und revisionssicher bearbeitet, verwaltet und archiviert werden.

Demnächst Pflicht

Die Regelungen der Länder und des Bundes und die voranschreitende Digitalisierung der Verwaltung würden sowieso dazu führen, dass spätestens Mitte des kommenden Jahrzehnts die elektronische Akte flächendeckend in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland eingeführt sein werde.

Mit dem Bürgerserviceportal der VG-Theres können ab sofort Nutzer und Verwaltung ganze Prozesse von der Antragstellung bis zur Rückmeldung durch das Amt elektronisch abwickeln. Es ist bereits bei rund 370 Kommunen mit mehr als 17 Millionen Einwohnern im Einsatz.

"Vor allem Berufstätigen wird damit der persönliche Gang zum Amt erspart", betonte Ludwig Hahn. "Denn die Anträge können jetzt 24 Stunden am Tag und sieben Tage in der Woche, unabhängig davon, wo man sich gerade befindet, im Internet gestellt werden." Die VG Theres bietet die Dienste im Einwohnerwesen, Finanzwesen und Personenstandswesen auf ihrer Homepage www.vg-theres.de an. Das Gewerbewesen soll im Jahr 2016 noch folgen.

Über das Portal können beispielsweise Meldebestätigungen, Meldungen zum Umzug innerhalb der Mitgliedsgemeinden oder Wasserzählerstandsmeldungen erfolgen und Wahlscheine bei stattfindenden Wahlen angefordert werden. Obwohl das Standesamtswesen an die Stadt Haßfurt übertragen wurde, können auch Geburts-, Sterbe- und Eheurkunden beantragt werden, wenn die Geburt, der Sterbefall oder die Hochzeit in einer der drei VG-Gemeinden erfolgte.

Kostenpflichtige Angebote werden dem Onlinenutzer deutlich erkennbar mitgeteilt und die Höhe der anfallenden Gebühren angezeigt. Am Ende eines Onlineantrages müssen dann die Gebühren über ein Onlinezahlungssystem (giro-pay Verfahren) entrichtet werden.

Auf den Datenschutz und die Datensicherheit angesprochen, teilte Ludwig Hahn mit: "Wenn alle Vorsichtsmaßnahmen beachtet werden, die auch sonst für Online-Verfahren im Internet gelten, besteht keine Gefahr. Man sollte natürlich ein aktuelles Virenschutzprogramm installiert haben und die sechsstellige PIN des Personalausweises keinesfalls weitergeben."
Nun hoffen das Team der Verwaltungsgemeinschaft Theres mit seinem Geschäftsstellenleiter Winfried Stark und die Bürgermeister der Mitgliedsgemeinden, dass die Bürger das Online-Bürgerserviceportal rege nutzen. Es ist unter www.vg-theres.de und auf den Internetseiten der Mitgliedsgemeinden, www.gaedheim.de, www.theres.de und www.wonfurt.de zu finden.