Nur ein Tag Zeit für den Kraftakt

Autor: Ulrike Nauer

Coburg, Mittwoch, 06. Mai 2020

Über 9600 Mitarbeiter der HUK Coburg mussten für die Arbeit im Homeoffice mit der passenden Hardware ausgestattet werden. Der Unterricht für die Auszubildenden findet teilweise im virtuellen Klassenzimmer statt.

Jonas Walther, Timo Wenzel und Andreas Berger (von links) gaben im Hardware- und Logistiklager die benötigten Computerteile wie Monitore und Mäuse an die HUK-Mitarbeiter heraus. Foto: Elke Röder

Über 10 500 Mitarbeiter sind bei der HUK Coburg beschäftigt. Über 90 Prozent arbeiten derzeit nicht an ihrem üblichen Arbeitsplatz im Betrieb, sondern zuhause in den eigenen vier Wänden, um das Risiko einer Ansteckung mit dem Coronavirus so gering wie möglich zu halten. Wer 9600 Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit ins Homeoffice schicken will, braucht einen guten Plan, um nicht im Chaos zu enden.

Beim Coburger Versicherungsunternehmen war man allerdings sehr gut vorbereitet: "Die HUK Coburg verfügt schon lange über ein Krisenmanagement", berichtet Karin Benning von der Abteilung Unternehmenskommunikation auf Nachfrage unserer Zeitung. Das Unternehmen sei auf ganz unterschiedliche Krisenszenarien vorbereitet. "Natürlich mussten die Maßnahmen jetzt an die aktuellen Herausforderungen angepasst werden." Für die HUK hieß das unter anderem, einem Großteil ihrer Mitarbeiter das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen.

Bereits vor Ausbruch der Pandemie arbeiteten Mitarbeiter an einem Heim-Arbeitsplatz. "In der Phase, als aus Vielen die Meisten wurden, ging es hauptsächlich darum, fehlende Hardware wie Monitore, Tastaturen, Mäuse und Kabel an die Mitarbeiter auszugeben", erzählt Karin Benning. Wo es nötig war, wurden auch neue PCs und Notebooks zur Verfügung gestellt.

Für die Ausgabe der Hardware waren Gruppenleiterin Elke Röder und ihr Team (Endgeräteservice in der Abteilung Informatik Betrieb) verantwortlich. Zwischen Auftrag und Umsetzung blieb den Mitarbeitern nur ein Tag. In dieser Zeit wurden die Hardware-Ausgabe vorbereitet und Anforderungsformulare für den Verleih erstellt.

Ausgeliehen wurden weit über 2000 Monitore, neue PCs und Zubehörteile im Anlieferhof des Verwaltungsgebäudes Willi-Hussong-Straße. "Dort konnten die Mitarbeiter mit dem Auto vorfahren und unser Hardware- und Logistiklager war gleich in der Nähe", sagt die Gruppenleiterin und fügt hinzu: "Es war ein gutes Gefühl, dass wir dazu beitragen konnten, den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten."

An der Ausgaberampe an vorderster Stelle standen drei Kollegen, hinter den Kulissen waren Mitarbeiter aus dem Lager, Techniker und Kollegen aus dem Installationsmanagement des Endgeräteservice beteiligt. "Insgesamt war es eine tolle Teamleistung", lobt Elke Röder.

Kundendaten sind sicher

Hardware ist die eine, die passende Software die andere Seite. Die Programme, mit denen die HUK arbeitet, seien zum großen Teil Homeoffice-tauglich gewesen, sagt Karin Benning. Und natürlich werde auch der Datenschutz großgeschrieben. "Unsere Kunden können sich auch in der aktuellen Situation darauf verlassen, dass ihre Daten bei uns sicher sind."

Wer vor Ort sein muss

Obwohl die meisten Kunden heute zum Telefon greifen, um einen Schaden zu melden, oder benötigte Informationen online schicken, gehen bei der HUK immer noch Dokumente wie zum Beispiel Schadensmeldungen auf Papier ein. Diese werden von Mitarbeitern der Poststelle im Firmengebäude eingescannt und auf verschlüsseltem elektronischen Weg an die zuständigen Sachbearbeiter im Homeoffice gesandt.

Die Beschäftigten in der Poststelle gehören, wie auch die Pförtner und Hausmeister, zu den Personengruppen, die nicht im Homeoffice arbeiten können, sondern vor Ort präsent sein müssen, wie Karin Benning erklärt.

Zu denjenigen Mitarbeitern, die zuhause arbeiten, gehören auch alle Auszubildenden. "Unsere Azubis wurden mit Technik und Arbeit versorgt", erläutert Karin Benning. Schulungen mit den Ausbildern fänden zum Teil als Telefonkonferenz, zum Teil im Virtual Classroom, dem sogenannten virtuellen Klassenzimmer, statt. In den Zeiten, in denen die Azubis eigentlich Unterricht in der Berufsschule hätten, werden sie von ihren Lehrern mit Lernaufträgen für zu Hause versorgt. Gleiches gilt für die dualen Studenten der HUK, die ihre Aufträge von der Hochschule bekommen.

Ob und wie sich die Corona-Krise einmal auf künftige Arbeitsabläufe in der HUK auswirken wird, ob etwa mehr Mitarbeiter von zuhause aus tätig sein werden als zuvor, lasse sich zur jetzigen Zeit noch nicht abschätzen, sagt Karin Benning. "Es steht aber fest, dass Corona unsere Arbeitswelt verändert. Wir gewöhnen uns gerade an eine ganz andere Art von Arbeitsmethodik und wir sammeln Erfahrungen, welche Berufsbilder sich in welchem Umfang für das Homeoffice eignen." uso