Deswegen dürfen die Bedeutung des Organigramms und auch seine Wirkung auf die Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunden auf keinem Fall unterschätzt werden. In gewisser Weise stellt Organigramm die Landkarte eines Unternehmens oder einer Organisation dar. Um das Prinzip des Organigramms noch bildhafter zu erklären: Organigramme sind als spezielle Fotoalben des Unternehmens anzusehen.

Die Struktur des Organigramms

Mit einem Organigramm lassen sich das Zusammenspiel verschiedener Hierarchien, Bereiche, Entscheidungsbefugnisse, Abläufe oder Informationsflüsse auf eine bildhafte und leicht verständliche Weise erklären. Dafür würden die klassischen, hierarchischen Diagramme, die sonst gerne benutzt werden, zu starr wirken. Für eine bessere Verständlichkeit und klare Übersicht sollten deshalb neue und dynamische Elemente in die Organigramme eingefügt werden. Die bildhaften Darstellungen in Organigrammen, die mit Kästchen, Pfeilen, Linien oder Kreisen markiert werden, zeigen die Zusammenhänge zwischen einzelnen Firmenabteilungen wie auch zwischen den Mitarbeitern auf. Solche Verbindungen werden für Folgendes benutzt:

  • Wie ist der Verlauf der Kommunikationswege im Unternehmen?
  • Wer ist wessen Vorgesetzter oder Untergebener?
  • Die Verantwortlichkeitsstrukturen im Unternehmen – welcher Mitarbeiter ist für wen und für was verantwortlich?

Die Aufgaben der Organigramme im Unternehmen

Ein Organigramm wird dazu benutzt, die zahlreichen und unterschiedlichen Aufgaben sowie Rollen in einem Unternehmen übersichtlich darzustellen, und zwar unabhängig von den tatsächlich beschäftigten Personen. Man kann sich nur vage vorstellen, wie vielfältig und unterschiedlich die Rollen sind, die das Unternehmensmanagement und die Mitarbeiter sogar in einer kleinen Firma spielen. Mit einem Organigramm sieht man das Gesamtgefüge aus einer völlig neuen Perspektive und kann daher besser überlegen, in welchen Verantwortungsbereichen oder bei welchen Aufgaben die Firma unterbesetzt ist oder was man lieber abgeben sollte. Das Organigramm wird vor allem dann sehr hilfreich, wenn das Unternehmen in der nächsten Zeit wachsen sollte. Es erleichtert dann die Anpassung der Unternehmensstrukturen und die strategische Planung. Die wichtigsten Aufgaben eines Organigramms:

  • erklärt den Mitarbeitern die Funktionsweise des Unternehmens, in dem sie beschäftigt sind. Eine bildhafte Darstellung erleichtert das Merken und Erkennen der Zusammenhänge und Funktionen eines Unternehmens.
  • Organigramm ist ein optimales Instrument, wenn das Unternehmen umorganisiert werden soll. Anhand eines Organigramms lässt sich viel leichter die Grobstrukturen der neuen Organisation darzustellen.
  • Mit Hilfe eines Organigramms kann das Management den externen Partnern (Kunden, Banken oder Kooperationspartnern) erklären, wie das Unternehmen funktioniert. Die Außenstehenden können sich schnell ein klares Bild vom Unternehmen machen und seine Funktionsweise sowie Mitarbeiter kennenlernen.

So erstellt man ein Organigramm

Ein Organigramm erstellen – diese Aufgabe ist viel leichter, als man denkt. Um ein Organigramm aufzuzeichnen, zeichnet man zuerst entweder mit Papier und Stift, einem Grafikprogramm oder anhand eines Mindmap-Programms, die grobe Struktur der Organisation oder des Unternehmens. Es werden alle Tätigkeiten erfasst, die in dem Unternehmen vorkommen, von „A“ wie beispielsweise „Abrechnungsstelle“ bis „Z“ wie „Zahlungsziele“. Als Nächstes verbindet man die Bereiche zusammen, die entweder von dem Inhalt her oder auch hierarchisch zusammenhängen. Zum Schluss versieht man alle Rollen und einzelne Aufgabenbereiche des Unternehmens mit konkreten Namen der Personen, die diese bestimmten Positionen auch besetzen.

Organigramm und seine Grenzen

Man darf die Organigramme nicht überstrapazieren – obwohl sie wirklich tolle Werkzeuge für das Unternehmensmanagement sind, haben auch sie ihre Grenzen. Sie beginnen zum Beispiel dann, wenn man ins Detail geht und die Prozessabläufe anspricht. Wer spricht hier mit wem? Hier erkennt man sofort, vor allem aus Kundensicht, dass das Organigramm nicht unbedingt der effektivste Weg sein muss, um die einzelnen Aufgaben darzustellen. Ein Organigramm zeigt nicht den wirklichen Zustand auf – das sieht man vor allem dann, wenn die Projektstrukturen innerhalb eines Unternehmens zunehmen.