Bamberg
Zeitfresser

Sind es die Dokumente?

Was sind die größten Zeitfresser im Büro? Laut einer Studie des Software-Herstellers Nuance steht die Bearbeitung von Dokumenten ganz vorne auf der Liste. Aber ist das wirklich so?
Dokument
Geht im Büro zu viel Zeit mit der Dokumentenbearbeitung und -Verwaltung verloren?
Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen verbringen laut der Studie fast 40 Prozent der Mitarbeiter durchschnittlich zwei Stunden pro Tag in der Textverarbeitung, 10 Prozent sogar mehr als fünf Stunden. Aber nicht nur beim Bearbeiten, sondern auch beim Erstellen und Verwalten der Dokumente geht viel Zeit drauf. Befragt wurden über 750 kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Frankreich und Großbritannien.

Was steigert die Effizienz?

Die Effizienz am Arbeitsplatz lässt sich oft schnell durch ein Software-Update oder einen Wechsel auf neue Versionen verbessern. Dass bessere Software bessere Ergebnisse bringt, klingt banal. Offenbar wird diese Erkenntnis aber von vielen Unternehmen nicht richtig beherzigt. Denn ein Viertel der befragten Unternehmen gibt in der Studie an, Software noch nie erneuert zu haben. Fast ein Drittel (32 Prozent) überprüft die Softwareanforderungen höchstens einmal pro Jahr. Als Grund geben 52 Prozent an, dass einfach das Geld dafür fehle. 41 Prozent haben keine Zeit, sich mit dem Thema zu befassen. Satte 58 Prozent kennen sich laut Studie aber einfach nicht genug aus, um den Nutzen einer aktuellen Software zu erkennen. Es fehlen also die Experten im eigenen Hause. Und vielleicht auch die Schulung der Mitarbeiter.

Der Technik-Michel meint:

Bei mir sind es nicht die Dokumente, sondern vor allem die E-Mails, die richtig viel Zeit kosten. Bei den Dokumenten arbeite ich seit Jahren mit Vorlagen und habe zudem auf eine eigenständige Verwaltungssoftware für Dokumente verzichtet. Stattdessen gibt es auf einem externen Medium (Netzwerkfestplatte) eine klare Ordnerstruktur mit Verknüpfungen zu verwandten Themen, geordnet nach einem Überbegriff, dem Datum und dem Thema. So lassen sich auch nach Jahren noch auf die Schnelle Dokumente wiederfinden, auch der Wechsel von Betriebssystem inklusive Neuinstallation ist kein Problem, da die Abhängigkeit von einer speziellen Software wegfällt.

Wie lässt sich die Arbeit effizient gestalten? In den kommenden Wochen werde ich hier im Blog immer mal wieder Ideen und Lösungen vorstellen, mit denen sich die Arbeit im Büro recht leicht optimieren lässt – insbesondere für kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, aber auch privat.