Bad Kissingen
Fortschritt

Jugendamt führt digitale Akte ein

Neue Software soll die Arbeit in den Fachbereichen transparenter machen. Zudem werden Klienten für Mitarbeiter "durchsichtiger".
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Im Bad Kissinger Jugendamt setzt man künftig auf die elektronische Jugendhilfeakte. Die können Mitarbeiter per Smartphone oder Tablet aufrufen, wenn sie beispielsweise vor Gericht Jugendlichen beistehen oder sich vor Ort um eine Familie kümmern. Unser Symbolfoto entstand bei der Digitalkonferenz 2017 in Berlin. dpa/Jens Kalaene
Im Bad Kissinger Jugendamt setzt man künftig auf die elektronische Jugendhilfeakte. Die können Mitarbeiter per Smartphone oder Tablet aufrufen, wenn sie beispielsweise vor Gericht Jugendlichen beistehen oder sich vor Ort um eine Familie kümmern. Unser Symbolfoto entstand bei der Digitalkonferenz 2017 in Berlin. dpa/Jens Kalaene

Auch im Bad Kissinger Jugendamt ist man längst auf der internen Datenautobahn unterwegs. Doch von Zeit zu Zeit müssen Software-Anwendungen nachjustiert werden. Das bisherige IT-Fachverfahren ("Jugendhilfe") gibt es in den bayerischen Jugendämtern jetzt seit 17 Jahren. Nun will die für dieses Software-Paket zuständige Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB, München) allmählich auf das Nachfolgeprodukt ("Jugend und Soziales") umsatteln.

In Bad Kissingen soll die Umstellung ab 2020 erfolgen. Zudem soll die elektronische Jugendhilfeakte eingeführt werden. Um diesem komplexen Prozess gerecht zu werden, muss personell aufgestockt werden, hieß es im Jugendhilfeausschuss. Jugendamtsleiter Siegbert Goll sprach von einer zusätzlichen Vollzeit-, beziehungsweise zwei Halbtagsstellen.

Software aus dem Jahr 2002

2002 wurde im Bad Kissinger Jugendamt auf die fallbezogene Arbeitsweise umgestellt. Mit der damals neuen Software "Jugendhilfe" ließ sich gut arbeiten, so Goll, weil sie alle Bereiche des Jugendamts abbildete und vom Hilfe-Management bis zur Leistungsgewährung alles abdeckte.

Einzelne Module gaben bei der Arbeit Hilfestellung - auch wenn es um unbegleitete minderjährige Flüchtlinge ging. Zudem wurden umfangreiche Statistik-Funktionen und individuelle Controlling-Möglichkeiten angeboten.

Das neue Programm Jugend und Soziales arbeitet jetzt prozessorientiert. Das heißt, vor allem die Abläufe der wirtschaftlichen Jugendhilfe (die rechtliche und finanzielle Verwaltung von Leistungen des SGB VIII) lassen sich nun übersichtlicher gestalten, heißt es in der Definition der AKDB.

Grundlage dafür sind die sozialpädagogischen Vorgaben der Sozialen Dienste, die nach Beratung und Unterstützung der Eltern, Kinder oder Jugendlichen den Jugendhilfe-Bedarf feststellen.

Was insgesamt recht kompliziert klingt, bedeutet schlicht: Mehr Transparenz auf allen Ebenen, tagesaktuelle Überblicke über Entwicklungen im Jugendamt, die Darstellung des Arbeitsanfalls und die Möglichkeit der Personalbemessung sowie die Anbindung an automatisierte Behörden-Auskünfte.

Nach Angaben des Jugendamtsleiters soll im Jahr 2019/2020 zudem die elektronische Jugendhilfeakte eingeführt werden. Konkret bedeutet dies, dass man zu jedem Fall zahlreiche Dokumente ins System einpflegen kann und diese dann sozusagen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Das sei komfortabel und papierlos, sagt Goll. Denn so habe man die Unterlagen, die man braucht, automatisch im Computer dabei, wenn man zum Beispiel in den Familien draußen Informationen braucht, oder vor Gericht Details zum jeweiligen Fall benötigt. "Es ist eine Erleichterung für alle Kollegen", erklärte der Jugendamtsleiter. Darüber hinaus seien die Kollegen miteinander vernetzt - natürlich unter Wahrung des allgemeinen Datenschutzrechts und der neueren Datenschutzgrundverordnung. Die Ausschussmitglieder stimmten der Einführung der neuen Software und der damit verbundenen personellen Aufstockung einstimmig zu.

Akteneinsicht durch Beteiligte

Übrigens haben Klienten des Jugendamts unter bestimmten Bedingungen das Recht auf Einsicht in ihre Fall-Akte. Nach dem Zehnten Sozialgesetzbuch muss die Behörde den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten gestatten, "soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist". Die Akteneinsicht muss allerdings Klienten nicht erteilt werden, "soweit die Vorgänge wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen geheim gehalten werden müssen", heißt es in Paragraf 25.

Im SGB X ist weiter aufgeführt: "Soweit die Akteneinsicht in eine elektronische Akte zu gestatten ist, kann die Behörde Akteneinsicht gewähren, indem sie Unterlagen ganz oder teilweise ausdruckt, elektronische Dokumente auf einem Bildschirm wiedergibt, elektronische Dokumente zur Verfügung stellt oder den elektronischen Zugriff auf den Inhalt der Akte gestattet." ikr

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