E-Mail Knigge für Studierende: So schreibt man Mails an Professoren

Beim Schreiben von E-Mails an Universitätsangehörige kann man als Student viel falsch machen. Damit euer Professor sich nicht über eure Mails ärgert oder sie vielleicht sogar belächelt haben wir fünf Tipps für euch, die ihr beim Verfassen einer Mail an einen Mitarbeiter der Universität beachten solltet.
 
Frau mit Laptop
Mal eben noch die Mail an den Professor schreiben: Geht zwar bequem von daheim, man sollte sich aber schon etwas Zeit dafür nehmen. Foto: stokpic / pixabay
Höfliche Anrede und Verabschiedung
Das A und O bei jeder Mail an deinen Professor oder deine Professorin und auch an andere Lehrstuhlmitarbeiter: Immer die Form wahren. Die Mail mit „Sehr geehrte Frau …“ beziehungsweise mit „Sehr geehrter Herr …“ zu beginnen sollte Standard sein. Nach der Anrede setzt ihr einfach ein Komma und beginnt den Rest eurer Mail in einer neuen Zeile. Beenden solltet ihr eure Mail mit der Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“. Hierauf folgt ohne Komma in einer neuen Zeile euer kompletter (!) Name.
 
Nicht Schwadronieren
Da jeder Professor oder sonstige Dozent mehr als genügend E-Mails von Studierenden bekommt, gilt: nicht schwafeln! Der Empfänger eurer Mail ist nicht an unnötigen Details und Informationen interessiert, sondern will einfach schnell herausfinden, was euer Anliegen ist und wie er oder sie euch dabei helfen kann. Auch eure Gedankengänge nachzuerzählen ist meistens unnütz und verlängert eure Mail nur unnötig.
 
Universitäre Abkürzungen und Fachjargon verwenden
In der Regel kennen sich die Empfänger eurer E-Mails sehr gut mit dem gebräuchlichen Fachjargon, der in einer Universität Gang und Gebe ist, aus und benutzen ihn, um Verwirrungen zu vermeiden und Informationen schnell und genau weitergeben zu können. Passt euch diesem Fachvokabular also an und benutzt die richtigen Bezeichnungen für die verschiedenen Lehrveranstaltungen, die genauen Namen der Universitätsgebäude und die korrekten Bezeichnungen für etwaige Leistungen, die ihr erbringen müsst. Ein weiterer Tipp: Wenn ihr Fragen zu einer bestimmten Lehrveranstaltung habt, setzt den Namen der Veranstaltung oder, falls vorhanden, besser das Kürzel der Veranstaltung in den Anfang eurer Betreffzeile. Das macht die Arbeit für den Empfänger noch leichter.
 
Niemandem die Schuld zuweisen
Wenn ihr euch mit einem Problem an euren Professor wendet, das ihr selber verursacht habt: weist niemand anderem die Schuld zu. Angenommen ihr schreibt eure Mail mit der Bitte, eine Hausarbeit später als angedacht abgeben zu können, gebt nicht eurem vollen Terminkalender oder anderen Situationen die Schuld sondern seid offen und schreibt, dass ihr mit der Bearbeitungsdauer zeitlich nicht zurechtgekommen seid.
 
Zeigen, dass man versucht hat, die Antwort selber zu finden
Wichtig wenn ihr jemanden an der Universität um Hilfe bittet: Versucht zuerst einmal selbst, die Lösung zu eurem Problem zu finden und wendet euch erst dann an einen Professor oder anderen Mitarbeiter. Legt in eurer Mail auch kurz dar, welche Schritte ihr bisher getan habt, um euer Problem zu lösen. So merkt der Empfänger eurer Nachricht, dass ihr euch durchaus bemüht habt und euch nicht aus purer Faulheit direkt an einen Mitarbeiter der Uni wendet.
 
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