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Moderne Büroorganisation

Ordnung im Büro: Die 5S-Methode

Schluss mit dem Chaos im Büroalltag! Mit der 5S-Methode kommt Ordnung und Struktur auf den Schreibtisch.
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Chaos am Arbeitsplatz kann sogar die Gesundheit gefährden: Die 5S-Methode schafft Abhilfe.  Foto: Fotolia
Chaos am Arbeitsplatz kann sogar die Gesundheit gefährden: Die 5S-Methode schafft Abhilfe. Foto: Fotolia

Die Papierstapel türmen sich bis unter die Decke und in den Schubfächern verstauben alte Dokumente und Kaugummis. Wenn es noch einen funktionierenden Kugelschreiber gibt, verschwindet er irgendwo im Dschungel aus Kaffeetassen und Kabelsalat. Und der Computerdesktop? Mit Dateien geradezu tapeziert - Willkommen im deutschen Büroalltag!

Das Geheimnis der Ordnung

"Wer ordnet", ist laut einer Redensart nur "zu faul zum Suchen". Tatsächlich raubt uns Chaos aber ein ganzes Drittel unserer Arbeitszeit, enthüllt eine "Lean Office 2006"-Studie des Fraunhofer-Instituts in Stuttgart zusammen mit dem Kaizen Institute in Bad Homburg. Die größten Bremsklötze im Arbeitsalltag: Das Suchen von Informationen und mangelnde Abstimmung mit den Kollegen. Toyota-Chef Takashi Osada erkannte dies bereits im Jahr 1991 und erfand das Ordnungssystem "5S". In Fabrikhallen auf der ganzen Welt bereits Standard, erreicht es nun auch deutsche Büros.

"Wenn auf dem Schreibtisch nichts herumliegt, kann auch nichts ablenken"

Der Begriff "5S" ergibt sich aus den Anfangsbuchstaben der japanischen Begriffe "seiri, seiton, seiso, seiketsu und shitsuke". Ins Deutsche übertragen bedeutet das so viel wie Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit, Standardisieren und Selbstdisziplin. Ziel ist, den Arbeitsplatz so zu gestalten, dass verschwendungsfreies Arbeiten möglich ist. Es geht um mehr als nur das jährliche vorweihnachtliche Aufräumen: Durch die ersten drei "S" wird der Grundstein für alle weiteren Optimierungen gelegt, bevor in Form der letzten zwei "S" Standards festgelegt, eingeführt und als fester Bestandteil der täglichen Arbeit verankert werden.

Wie die "5S" im Büroalltag helfen

Das wahre Genie beherrscht also die Ordnung - der erste Schritt dorthin ist das Sortieren. Lagert der ganze Papierkram auf dem Bürotisch, verliert man schnell den Überblick und fühlt sich gestresst - schließlich hat man die Summe aller unerledigten Arbeiten direkt vor der Nase. Alles Unwichtige kommt deshalb weg oder wird anderweitig einsortiert, bis sich nur noch das aktuell bearbeitete Dokument auf dem Tisch befindet. Weiter geht es mit dem Systematisieren: Alles Notwendige aus der vorherigen Phase muss geordnet, organisiert und korrekt platziert werden, um schnell und einfach wieder auffindbar zu sein. Durch kleine Hilfen wie Hängeregister und Farbsysteme für E-Mails wird eine persönliche Ablagestruktur entwickelt. Wenn man nicht mehr länger als 15 Sekunden suchen muss, funktioniert das System. Auch die Grundreinigung des Arbeitsplatzes ist ein fester Bestandteil, Staubquellen sollten dabei entfernt werden. Und wer es schafft, all das in den Arbeitsalltag zu integrieren ohne wieder in altbewährte Muster zurück zu fallen, ist bereit für den letzten Schritt: Durch dauerhafte und konsequente Anwendung stellt man sicher, dass die "S" ein ständiger Bestandteil der eigenen Arbeitskultur werden.

Die Umstellung lohnt sich

Diesen 5S-Prozess umzusetzen kann bis zu einem Jahr dauern: "Ganz am Anfang ist der Widerstand groß", erzählt Hermann Wagner vom Kaizen Institute, der Kurse zur 5S-Methode gibt. Nachdem man sich erst einmal an die Vorgehensweisen gewöhnt hat, erleichtert "5S" die Arbeit enorm: "Weniger Wege, weniger suchen und weniger Konflikte mit den Mitarbeitern", prognostiziert Josef Wigger vom Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft. "Die Menschen sind zufriedener und konzentrieren sich auf das Wesentliche." Dadurch befreit die 5S-Methode nicht nur den Arbeitsplatz, sondern auch den Geist. Aber aufgepasst: "5S" steckt auch privat an. "Haus, Garage, Hobbykeller - man mag gar nicht mehr aufhören zu sortieren", schmunzelt der Trainer.
Laura Krug

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