• Diese Dokumente solltest du behalten!
  • Welche Unterlagen kannst du entsorgen?

Im Laufe der Jahre sammeln sich bei den meisten viele Unterlagen an. Mietverträgen, Versicherungspapiere, Ausweise bis hin zu Kontoauszügen und Rechnungen: Alles klingt irgendwie zu wichtig für die Mülltonne, aber nach einiger Zeit sind die Berge an Dokumenten so groß, dass du das, was du brauchst, nicht mehr finden kannst. Kannst du nicht doch das ein oder andere entsorgen?

Was du unbedingt behalten musst

Schön wäre es dann, wenn einiges davon doch entsorgt werden könnte. Aber wie stellst du sicher, dass du die Unterlagen nicht doch irgendwann nochmal brauchst und bei welchen Dokumenten besteht eventuell sogar eine Archivierungspflicht?

Es gibt einige Dokumente, die du auf jeden Fall für immer aufheben solltest

  1. Ausweise und Pässe: Da in Deutschland eine Ausweispflicht herrscht, ist es unbedingt notwendig einen gültigen Ausweis/Pass zu besitzen.
  2. Geburtsurkunde: Die Geburtsurkunde wird für viele Dinge als Nachweis gebraucht. Unter anderem beim Kindergeldantrag, für die Krankenkasse und später für die Rentenversicherung
  3. Heiratsurkunde: Wichtig wird die Heiratsurkunde, wenn es um gemeinsame Finanzen, den neuen Nachnamen oder neue Ausweispapiere geht. 
  4. Scheidungsbeschluss: Mithilfe der Scheidungsurkunde kann der Nachname wieder geändert werden und Bankkonten können aufgelöst werden, außerdem kann sie bei einem Todesfall wichtig sein, um Ex-Partner*innen vom Erbe auszuschließen. 
  5. Sozialversicherungspapiere: Sowohl der Sozialversicherungsausweis als auch Sozialversicherungsmeldungen sollten ein Leben lang aufbewahrt werden, da sie für Krankenversicherung und Rente wichtig sind.
  6. Testament, Sterbeurkunde und Erbschein: Beides wird im Erbfall wichtig und sollte ein aufgehoben werden. Das eigene Testament sollte natürlich auch bis zum Lebensende aufbewahrt werden und im besten Fall zur Aufbewahrung einem Nachlassgericht gegeben werden. Für Erben könnten auch betriebliche Altersvorsorgen relevant sein, diese sollten deshalb auch unbedingt archiviert werden.
  7. Schulzeugnisse: Vor allem Abschlusszeugnisse sollten aufgehoben werden, am besten als Original.

Was du entsorgen kannst

Wirklich viele Dokumente für die Mülltonne gibt es nicht. Einige Sachen müssen aber nur für eine bestimmte Zeitspanne aufgehoben werden und können danach entsorgt werden. 

  1. Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse: Arbeitsverträge sollten bis zu einem Jobwechsel oder der Rente behalten werden. Bei Arbeitszeugnissen schadet es nicht sie für immer aufzuheben, da sie auch bei neuen Jobs oder Bewerbungen hilfreich werden können. In beiden Fällen reicht aber eine Kopie.
  2. Belege für Steuererklärungen und Lohnsteuerbescheinigungen: Beide Dokumente sollten ungefähr ein Jahr aufbewahrt werden. Ein Original ist nicht zwingend notwendig, bei der Steuererklärung können digitale Auszüge reichen und bei Lohnsteuerbescheinigungen ist eine Kopie ausreichend.
  3. Steuerbescheid: Dieser sollte elf Jahre aufgehoben werden. Das liegt an der zehnjährigen Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung.
  4. Gehaltsabrechnungen: Gehaltsabrechnungen sollten für das aktuelle Jahr aufgehoben werden und am Jahresende mit der Lohnsteuerbescheinigung verglichen werden. Wenn alles passt, können sie entsorgt werden. 
  5. HandwerkerrechnungenFür private Haushalte gibt es eine zweijährige Archivierungspflicht. Es ist aber empfehlenswert, die Rechnungen fünf Jahre aufzuheben, um bei eventuellen Mängeln oder Veränderungen keine Ansprüche zu verlieren.
  6. Versicherungspolicen: Sie sollten nach Ende der Versicherung, aufgrund der allgemeinen Verjährungsfrist, noch drei Jahre aufgehoben werden
  7. KontoauszügeKontoauszüge können in den meisten Fällen weggeschmissen werden. Es wird empfohlen sie für 3 Jahre aufzuheben, da danach die Verjährungsfrist meistens vorbei ist und die Auszüge nicht mehr benötigt werden.