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Neue Kassenrichtlinie

Erhöhte Anforderungen an Dokumentationspflichten bei Kassenrichtlinien
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von PR-REDAKTION
In Betrieben, die überwiegend Umsätze aus Bargeldgeschäften erzielen, ist die Kassenführung ein Schwerpunkt bei steuerlichen Betriebsprüfungen. Hier besteht bei Auffälligkeiten schnell der Verdacht der unvollständigen Erfassung der Einnahmen. Die Finanzverwaltung sieht eine maßgebliche Aufgabe in der Erhöhung des Steueraufkommens im Rahmen der Prüfung von diesen bargeldintensiven Betrieben. Das findet insbesondere Ausdruck in dem als Kassenrichtlinie veröffentlichten Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF). Darin werden diverse Kassensysteme und gleichzeitig erhöhte Anforderungen an Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten dargestellt.
Im Bereich der unterschiedlichen Arten von Kassen gibt es zum einen offene Ladenkassen. Hier ergeben sich durch das BMF-Schreiben keine Änderungen, denn eine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse wird immer noch nicht gestellt. Wird jedoch eine elektronische Kasse genutzt, so sind gewisse Anforderungen zu beachten. Standardmäßige Kassen besitzen geringe Speicherkapazitäten. Folglich ist eine Einzelaufzeichnung nicht möglich und die Anforderungen der "neuen Kassenrichtlinie" werden keinesfalls erfüllt. Ein Austausch dieser Kassen ist im Zuge der Übergangsfrist bis 31. Dezember 2016 notwendig.
Während der Übergangszeit dürfen auch Systeme, die vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden und den Anforderungen der neuen Kassenrichtlinie nicht entsprechen unter der Voraussetzung bis Ende 2016 weiter in Betrieb bleiben, wenn Softwareanpassungen nicht möglich sind und eine entsprechende Bescheinigung des Herstellers vorliegt. Für Kassen, die nach dem 26.11.2010 angeschafft wurden, gilt dies nicht. Ist eine technische Aufrüstung möglich, so sind Anpassungen schon während der Übergangsfrist unverzüglich vorzunehmen. Darüber hinaus dürfen Kassen, die den neuen Anforderungen nicht entsprechen, seit dem Stichtag nicht mehr neu angeschafft werden. Ab dem Jahre 2017 sollen dann aber alle Registrierkassen der neuen Kassenrichtlinie entsprechen.
Neben den standardmäßigen Kassen gibt es auch solche mit Schnittstelle für einen externen Datenträger. Hier ist vor Überlegung einer Neuanschaffung zu prüfen, ob Softwareanpassungen und Speichererweiterungen möglich sind, damit dieses Kassensystem die Anforderungen erfüllt.
Die moderneren Formen der Kassen besitzen über eine Schnittstelle die Möglichkeit der Speicherung großer Datenmengen auf Datenträgern. Hierbei muss jeder einzelne Geschäftsvorfall im System gespeichert sein und sich verfolgen lassen. Die Erleichterungsregel für Einzelhandelsgeschäfte wurde mit der neuen Kassenrichtlinie aufgehoben und Anforderungen an die elektronische Kassenführung neu definiert.
PC- oder EDV-Kassen besitzen die Möglichkeit der Speicherung großer Datenmengen. Installierte Kassensoftware bieten umfangreiche Möglichkeiten der Anwendung, Aufzeichnung und Auswertung. Ist ein Datenexport jederzeit möglich und unveränderbar, so entspricht diese Form der Kasse den Anforderungen aus dem genannten BMF-Schreiben.


Zehn Jahre lang speichern

Grundsätzlich gilt für die Aufbewahrung der steuerlich relevanten Daten die Frist von zehn Jahren. Allein der Steuerpflichtige trägt die Verantwortung, dass sein Kassensystem ordnungsgemäß ist und den gesetzlichen Anforderungen der "neuen Kassenrichtlinie" entspricht, die die Finanzbehörden für 2017 vorsieht. Erfüllt die Kasse nicht die Anforderungen, so ist zu empfehlen, das bisher angewandte System aufzurüsten oder gar eine Neuanschaffung vorzunehmen. Für weitere Informationen hilft Ihnen der Hersteller Ihrer Kasse oder Ihr Steuerberater weiter.
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