Wie strukturiert arbeiten?

Aufgaben, wohin das Auge reicht, jedoch keine Ahnung, wie man das alles schaffen soll? Hier ein paar Tipps zum strukturierten Arbeiten.
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Arbeitender Mann
Die Aktenmappen stapeln sich, E-Mails erreichen Sie jede paar Minuten und außerdem müssen Sie noch einen Vortrag ausarbeiten: Der Arbeitsalltag ist voll von Aufgaben, die erledigt werden sollen. Struktur  und Zeitmanagement helfen dabei, Stress zu vermeiden und fokussiert zu bleiben. Im Folgenden nun ein paar Tipps, wie man seine Arbeit strukturiert bewältigen kann.

Ein geordnetes Umfeld schaffen
Wenn um Sie herum Chaos herrscht, ist ein Überblick unmöglich. Das unruhige Außenherum sollten Sie deswegen vermeiden. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und legen Sie die Akten und Dokumente auf einen Stapel. Wie Sie diesen am besten organisieren, erfahren Sie gleich.

Ablenkungen entfernen
Wer fokussiert und gezielt arbeiten möchte, sollte Ablenkungen vermeiden. Haben Sie Ihr Smartphone – solange es für die Aufgabe irrelevant ist – nicht in Reichweite, schalten Sie es gegebenenfalls sogar aus. Dasselbe gilt für soziale Plattformen, sowie für Fernseher und Radio. Die Unordnung im Regal Ihres Home Offices stört Sie? Dann räumen Sie vor der Arbeit auf. Die Ordnung sollte zudem bestehen bleiben.

Welche Aufgaben müssen erledigt werden?
Um einen Überblick zu bekommen, sollten Sie alle Aufgaben, Termine und andere Verpflichtungen notieren. Dies kann entweder in einem Online-Tool oder klassisch auf einem Stück Papier geschehen. Eine Visualisierung Ihrer Aufgaben hilft Ihnen dabei, nichts aus den Augen zu verlieren, und die Prioritäten richtig zu setzen. Wer ein Online-Tool für die Organisation nutzt, hat den Vorteil, jederzeit darauf zugreifen zu können.

Die Prioritätensetzung
Um zu entscheiden, welche Verpflichtungen als erstes erfüllt werden müssen, sollten Sie Ihre Aufgaben in unterschiedliche Kategorien einordnen. Hierbei sollten Sie sich beispielsweise folgende Fragen stellen: Welche Dinge müssen dringend erledigt werden? Welche Punkte sind wichtig? Gibt es Aufgaben, die Sie auch erledigen können, wenn Sie sich etwas weniger konzentrieren können?
Hilfreich bei dieser Einordnung ist beispielsweise das Eisenhower-Prinzip. Bei diesem werden die einzelnen Punkte nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Denn nicht jede Aufgabe, die wichtig ist, ist auch dringend. Aus Eisenhowers Prinzip ergeben sich vier verschiedene Aufgabentypen, nämlich A, B, C und D. Daraus folgt dann die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgabenpunkte.
Streichen Sie unnötige Aufgaben und Dinge, die nur Zeit in Anspruch nehmen, jedoch nicht relevant sind. Vielleicht gibt es auch die Möglichkeiten, einen Teil der Agenda zu delegieren.

Die individuelle Leistungskurve
Jeder Mensch hat eine individuelle Leistungskurve: Zu bestimmten Tageszeiten kann man sich gut konzentrieren (und folglich auch Aufgaben erledigen), während es Zeitpunkte gibt, wo die Konzentration nachlässt. Wichtige Prioritäten sollten Sie also in Ihrer leistungsstarken Zeit umsetzen, um ein gutes Ergebnis erzielen zu können. Planen Sie aber während des Tages unbedingt Pausen ein, in denen Sie an die frische Luft und vielleicht auch eine Runde spazieren gehen, um wieder motiviert weiterarbeiten zu können.

Ziele setzen
Setzen Sie sich Ziele! Wer weiß, auf welches Ziel er zuarbeitet, ist auch fokussierter. Außerdem motiviert es, ein Ziel erreicht zu haben. Dann können Sie stolz auf sich sein. Belohnen Sie sich selbst.
 
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